Travail en open-space : le guide pour garder son calme et booster sa productivité

Apparu aux États-Unis dans les années 1950, l’open-space s’installe massivement en France au début du 21e siècle. L’objectif initial est de favoriser la collaboration des employés en supprimant les cloisons traditionnelles. Mais l’open-space devient rapidement un outil d’optimisation et de rationalisation des coûts pour les entreprises. S’il présente de nombreux atouts pour le travail en équipe, il peut aussi être le cauchemar des collaborateurs. Bruit, distractions, fatigue, manque d’intimité… Bienvenue dans la jungle de l’open-space ! La quasi-totalité des employés conçoit cet espace comme une source de distraction et 25 % d’entre eux se déclarent gênés dans leur travail par le bruit. Un constat qui illustre les défis auxquels sont confrontés les employés en open-space. Alors voici quelques astuces concrètes pour survivre en open-space !

Le bruit : apprendre à dompter le vacarme au bureau

Les sonneries de téléphone, les conversations animées entre collaborateurs, les rires en cascade… Ajoutez à cela le bruit lié aux équipements des bureaux (ventilation, imprimantes…) et celui généré par le passage des autres occupants, l’open-space peut rapidement devenir un espace de brouhaha permanent. Selon l’INRS, ce sont les conversations intelligibles qui constituent la principale source de nuisance sonore, perturbant significativement la concentration des employés. Les concepteurs d’espace de bureaux mettent au point de nombreux outils d’aménagement pour atténuer le bruit : panneaux acoustiques, cabines de confidentialité, salles de créativité… Mais c’est parfois insuffisant.

✅ La solution ? Voici quelques astuces très efficaces pour apprendre à dompter le bruit !

• Investir dans un casque anti-bruit : il plonge dans le silence et joue aussi un rôle de bouclier vis-à-vis de vos voisins, comme un signal de "ne pas déranger" !
• Créer des playlists adaptées pour vous immerger dans un environnement sonore favorable à la concentration et au bien-être : les sons blancs, la musique classique ou les focus beats par exemple.
• Proposer l’instauration d’heures calmes pour travailler efficacement.

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Les distractions au bureau : comment éviter de perdre le fil de sa concentration ?

Si les jeunes générations plébiscitent le travail en open-space, une étude démontre que 51 % des travailleurs estiment que les distractions au bureau compliquent les communications téléphoniques, voire nuisent à leur concentration pour 48 % d’entre eux. Il faut dire que les sollicitations sont incessantes. Entre ceux qui parlent fort au téléphone, les notifications bruyantes, les réunions improvisées et les allers-retours… Difficile de se concentrer !

✅ La solution ? Voici quelques astuces pour créer une zone réservée au travail en profondeur !

• L’autodiscipline : commencez par mettre votre téléphone en mode "ne pas déranger" afin de limiter les notifications et les distractions.
• Bloquer des créneaux de deep work pour favoriser votre concentration : expliquez le fonctionnement cette méthode à vos collègues, vous pourriez faire des émules !
• Mettre en place des cycles de travail courts et efficaces : la méthode Pomodoro repose sur un découpage du temps qui permet à la fois de se concentrer et de planifier ses tâches. Bonne nouvelle : le travail en profondeur exige des phases de pauses régulières durant lesquelles vous aurez tout le loisir d’échanger avec vos collaborateurs !
• S’isoler en utilisant les espaces dédiés : salles de réunions, phonebox…

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La cohabitation en open-space : gérer les collègues envahissants 

Travailler en open-space, c’est aussi cohabiter. Et cela peut vite devenir un défi face à des collègues envahissants ! Entre celui qui parle trop fort, celle qui mange du poisson à son bureau et celui qui vient vous raconter sa vie… Ce n’est pas toujours simple. Ces désagréments peuvent lourdement impacter l’ambiance et la productivité au travail. La clé pour gérer ces situations ? Le dialogue ! Il faut savoir exprimer ses idées et ses besoins avec diplomatie et bienveillance. Il peut ainsi être utile de rappeler habilement les règles de vie en communauté. Et lorsque les problèmes persistent, le manager peut intervenir comme médiateur afin d’améliorer l’ambiance de travail.

✅ Voici quelques pistes pour gérer vos collègues envahissants et fixer des limites sans se fâcher !

• Mettre en place une charte des bonnes pratiques pour rappeler les règles de savoir-vivre collectif en open-space.
• Définir des zones spécifiques dédiées au silence et à la concentration.
• Privilégier les salles de réunion ou les espaces de pause pour les discussions longues.
• Établir des signaux de disponibilité pour signifier aux collègues qu’on est en mode focus et ainsi éviter les interruptions inutiles.  
• Utiliser l’humour pour signaler un comportement gênant !
• Organiser des réunions de feedback pour que chacun puisse exprimer ses difficultés et proposer des solutions adaptées.
• Et d’ailleurs, quelle surface de bureau faut-il prévoir par personne ?

Et d’ailleurs, quelle surface de bureau faut-il prévoir par personne ?

Le manque d’intimité en open-space : retrouver son espace personnel 

Le problème du travail en open-space, c’est qu’on ne peut jamais fermer la porte ! Conçu pour favoriser le travail collaboratif, il peut rapidement devenir envahissant tant il manque d’intimité. Tout le monde peut voir votre écran et observer vos moindres faits et gestes. Difficile dans ces conditions d’avoir une conversation privée ou de cacher une petite baisse de forme !

✅ La solution ? Voici quelques astuces permettant de créer une zone privée pour s’isoler du reste des collègues.

• Investir dans un écran de confidentialité : ce filtre peut être placé sur un écran d’ordinateur pour en limiter l’angle de vision. Un accessoire très utile, surtout lorsqu’on manipule des données sensibles.
• Personnaliser son espace de travail avec une plante ou un objet de décoration, comme un cadre photo ou une statuette. Et pour personnaliser son bureau en flex-office, pensez aux boites de rangement et autres modules de travail nomade !
• Trouver des bulles de repli pour souffler quand c’est nécessaire. Les concepteurs de bureaux n’hésitent pas à proposer des espaces variés pour s’adapter aux besoins des collaborateurs : salle de concentration, salle de repos, terrasse, cafétéria…

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La fatigue et le stress : comment rester zen au bureau ?

Travailler en open-space peut être épuisant mentalement et physiquement. Ces espaces de bureaux sont, en effet, soumis à un bruit constant et des perturbations fréquentes. Selon l’INRS, le bruit dans les open-spaces est un véritable problème de santé publique. Il met notamment en évidence l’incidence du bruit sur le stress et l’augmentation des risques professionnels. En pratique, ce bruit est une source de fatigue constante chez les salariés qui perturbe la productivité, voire déclenche des maladies, créant ainsi de l’absentéisme.

✅ La solution ? Voici quelques astuces pour rester zen en open-space !

• Utiliser des outils de planification comme Notion ou Trello pour mieux structurer son travail, sous forme de tableaux, de listes de tâches et de calendriers. La répartition du travail permet de prioriser les projets et ainsi d’éviter la surcharge. Une organisation qui contribue à réduire le stress !
• Faire des pauses régulières : bavardages entre collègues, marche, étirements…
  Intégrer des techniques de respiration et de relaxation rapide : méditation, cohérence cardiaque…
• Mettre en place des rituels de fin de journée pour déconnecter mentalement du travail : séance de sport, afterwork...

La Gen’ Z en quête de sens et de bien-être au travail

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