Tout savoir sur le flex office : avantages, inconvénients et méthodes d'application

Le constat est sans appel : le taux d’occupation du poste de travail par le salarié est en pleine diminution. Il est passé de 80 % à moins de 60 % en quelques années. En cause : la crise du coronavirus, mais pas seulement ! Elle a bien sûr contribué au dépeuplement des bureaux, mais elle n’a fait que révéler une mutation déjà bien en amorcée. Les salariés ont ainsi intégré le télétravail dans leurs pratiques usuelles et souhaitent désormais trouver sur leur lieu de travail le même bien-être qu’à la maison. Face à ce phénomène, les entreprises s’adaptent. Fini la sédentarité et le bureau attitré ! Avec le développement de la digitalisation des entreprises, la tendance est au travail nomade et à l’organisation collaborative. Elles soignent la qualité des espaces et repensent leur organisation autour du concept de flex-office. Les locaux deviennent de véritables totems pour l’entreprise qui affiche ainsi ses valeurs et cultive le sentiment d’appartenance de ses collaborateurs. La solution est tentante, mais ce n’est pas un changement à prendre à la légère. Avant de foncer, voici tout ce que vous devez savoir sur le flex-office !

1.Flex-office : de quoi parle-t-on ?

👉 Nouvelle forme d'attribution des postes de travail

Le flex-office propose une rupture avec le mode d’organisation traditionnel du bureau. Il rompt avec le système d’un poste fixe attribué au salarié, qu’il s’agisse d’un poste en open-space ou d’un bureau fermé. Le flex-office propose une nouvelle forme d’attribution des postes, fondée sur la flexibilité. Les bureaux ne sont plus attitrés, ni personnalisés, et la répartition de l’espace de travail se fait en fonction des usages de chacun.

L’employé est nomade dans sa propre entreprise et s’installe au jour le jour dans la zone qui lui permet un travail optimal. Ça peut être une salle de réunion connectée pour une démonstration avec des clients ou bien une capsule insonorisée pour une journée rythmée par des entretiens téléphoniques. Les locaux sont conçus pour favoriser la communication entre les collaborateurs en multipliant les espaces partagés.

Le salarié peut également basculer en télétravail lorsqu’il le souhaite puisque la finalité du flex-office est d’offrir au salarié l’espace de travail le mieux adapté selon ses tâches. Il peut donc librement opter pour le travail en distantiel si cette solution est la meilleure, lorsqu’il doit réaliser une tâche demandant une extrême concentration par exemple.

👉 Organisation variable selon les besoins

Le flex-office peut prendre des formes multiples selon l’activité de l’entreprise et les besoins des salariés. Il est parfois limité à une seule équipe, une zone de l'entreprise ou une filiale. Il peut aussi être mis en place sur une période temporaire afin de finaliser un projet. Il peut enfin être parfaitement intégré à l’ensemble des équipes et de façon permanente.

La gestion des espaces de travail est un réel enjeu stratégique, car elle permet d’améliorer les performances de l’entreprise. Le flex-office permet de faire des économies de surface en mutualisant les espaces de travail et en améliorant la gestion des flux de salariés. Les bureaux sont souvent organisés autour d’un open-space incluant des postes de travail, des salons de détente et des salles de réunion. Plus récemment, on a vu apparaître la phone box, pour permettre aux collaborateurs de s’isoler le temps d’un call, et la meeting box, sorte de cabine acoustique pour échanger librement sans perturber la concentration des autres employés.

Quelques bureaux privés demeurent cependant pour des raisons de confidentialité au niveau de la direction et de certains services sensibles (comptabilité, RH, services juridiques). Le flex-office n’exclut d’ailleurs pas d’avoir recours aux bureaux fermés même s’ils sont non attribués. L’ensemble de ces zones de travail s’insère dans un espace harmonieux qui semble ouvrir le champ des possibles.

👉 Élément du « Future of Work »

Plus qu’une projection du travail de demain, la notion de « Future of work » désigne les tendances et les bonnes pratiques, mises en place par une minorité de travailleurs avant-gardistes. Cela consiste ainsi à explorer de nouvelles pistes de réalisation et de performance.

Ces méthodes sont ensuite adaptées au grand public et font peu à peu évoluer les habitudes de travail.

En ligne de mire : l’innovation et l’adaptabilité aux nouvelles contraintes que peuvent rencontrer les travailleurs. Le progrès technique a ainsi permis la création de nouveaux outils qui modifient radicalement la façon dont nous travaillons et nous interagissons avec nos collaborateurs. La diffusion au grand public de la suite Google, de Slack ou Dropbox, a ainsi permis le développement massif du télétravail. Cette révolution du partage et de la communication a d’ailleurs été largement étendue dans la sphère privée.

L’isolement provoqué par la pandémie de Covid-19 a très certainement joué un rôle d'accélérateur dans ces mutations. Le secteur de l’éducation a par exemple rapidement intégré l’usage des nouvelles technologies pour pouvoir assurer la continuité des cours auprès des élèves. Chaque secteur a trouvé les ressources de se moderniser pour surmonter la crise. Et les initiatives continuent de fleurir pour un futur au travail plus collaboratif, flexible et finalement davantage connecté à l’humain.

2. Avantages et intérêts du flex-office

✅ Optimisation du taux d'occupation des postes

Les entreprises constatent chaque jour que le taux d'occupation moyen des postes de travail est loin d’être optimal. Il oscille entre 50 % et 70 % selon les secteurs. Entre la généralisation du télétravail et les mesures d’aménagement de type RTT, la masse salariale se dilue dans des espaces largement sous-utilisés. La tendance du bureau flexible permet de remédier à cette situation en modifiant l’organisation des postes dans l’entreprise.

Le flex-office prône en effet une optimisation de l’espace en mettant en adéquation la présence humaine et la surface utilisée. On ne raisonne plus alors sur le modèle d’un poste de travail par personne. La norme observée est celle de 0,67 poste par utilisateur en moyenne, sur la base de deux jours de télétravail par semaine. Les espaces sont mieux adaptés à l’effectif et permettent de réduire les charges immobilières de l’entreprise. Un point non-négligeable pour les startups !

Le succès du flex-office repose sur l’utilisation optimale des outils numériques. Ils ont d’ailleurs un impact positif sur l’image de l’entreprise pour les salariés, car ils permettent un partage efficace des compétences et des informations. Le gain de temps est incontestable et cela n’échappe pas aux salariés ! Ainsi libérés des contraintes géographiques et techniques, les collaborateurs gagnent en efficacité et en productivité. C’est le cadre de travail idéal pour l’organisation en projet collectif.

✅ Outil d'intelligence collective

Ne pas avoir de bureau fixe est un facteur de collaboration et d’échanges entre les employés. Cela les amène à bouger régulièrement et à rencontrer les autres équipes dans les nombreux espaces communs. Il en résulte une émulation qui favorise l'intelligence collective et donne un véritable coup de boost à la créativité dans l’entreprise. Exempt de la routine d’un poste de travail figé, chacun peut ainsi explorer de nouvelles perspectives et développer des idées inédites !

Le bénéfice se ressent également sur le management des équipes. Le contrôle hiérarchique est remplacé par une relation de confiance accordée aux collaborateurs en place. La qualité de vie au travail s’en trouve améliorée, ce qui a un impact direct sur la productivité. Le flex-office se présente d’ailleurs comme un avantage concurrentiel pour les ressources humaines par rapport aux entreprises plus traditionnelles. Les jeunes talents sont séduits par la souplesse et l’autonomie qui résultent de cette organisation moderne. Elle permet un juste équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle.

Enfin, le brassage occasionné au grès des mouvements des salariés permet de créer du lien entre des équipes transverses et de développer une forte culture d’entreprise. En interne, les collaborateurs aiment se retrouver et échanger autour d’espaces communs et collaboratifs. En externe, l’image de l’entreprise s’en trouve très nettement valorisée vis-à-vis des clients et autres prospects.

3. Inconvénients et risques du flex-office

👀 Nouvelle façon de travailler au quotidien

S’il présente de nombreux avantages, le fonctionnement en flex-office implique néanmoins des changements radicaux dans la façon de travailler. Fini la photo des enfants accrochée au mur et la plante adorée posée sur le bureau... Le poste de travail n’est plus attitré à une seule personne. Il est donc totalement dépersonnalisé.

Cette nouvelle organisation nomade implique une certaine rigueur, aussi bien de la part de l’entreprise que de chaque utilisateur. Le flex-office soulève ainsi de nouvelles zones d’ombre comme la question du nettoyage des postes après utilisation. De même, l’employeur doit proposer une solution pour la gestion des objets personnels. Idéalement, il met à disposition des salariés un espace de rangement attitré pour stocker son matériel, afin d’éviter la surcharge durant les temps de trajet.

En nomade aguerri, le salarié doit faire preuve de vigilance pour réserver l’espace de travail qui convient dans les temps. Pour cela, l’entreprise s’inspire des codes du coworking et investit dans les derniers outils à la pointe pour proposer une réservation anticipée. Certaines applications mobiles permettent aussi aux collaborateurs de repérer les postes vacants, grâce à des capteurs qui détectent la présence des personnes installées. Les entreprises proposent ainsi des plateformes d’inscription et de gestion des espaces de travail, afin de permettre un roulement. Mais attention toute de même aux journées de pointe !

👀 Nouvelles méthodes managériales à développer

Le passage au flex-office requiert une modification profonde des techniques managériales de l’entreprise. Il faut en effet adapter les process de création aux nouveaux travailleurs nomades. Cela impose un certain investissement humain, mais également financier pour mettre à disposition les outils adéquats. Les managers se familiarisent aux plateformes de communication, comme Slack ou Zoom, afin de maintenir un lien avec l'ensemble des équipes sans pour autant être au même endroit toute la journée.

Cela impose un changement de posture des managers vis-à-vis de leurs équipes et suppose d’abandonner la vision hiérarchique traditionnelle. Le travail est davantage basé sur la confiance et la bienveillance. Il faut ainsi trouver un précieux équilibre entre le travail en autonomie et l’accompagnement à distance, pour éviter l’isolement des employés tout en veillant à ne pas tomber dans l'hyper connexion.

Le passage aux bureaux non attribués exige une grande vigilance de la part de l’entreprise. Sa mise en place ne doit pas seulement être fondée sur l’analyse du taux d’occupation spatiale par le salarié. L’humain doit en effet être intégré à part entière dans le projet, pas uniquement comme une variable d’ajustement pour l’entreprise. Il faut donc tenir compte de ses attentes et de ses besoins. À défaut, le risque est de cultiver une forme de précarité de l’emploi et d’observer une perte de motivation, puis un turn-over nuisible au bon fonctionnement de l’entreprise. La clé du succès d’une migration vers le flex-office repose donc sur l’implication des salariés afin qu’ils s’approprient et portent le projet.

4. 3 conseils pour appliquer le flex-office à votre entreprise

📣 S’interroger sur les raisons qui vous poussent au flex-office

La mise en place du flex-office ne s’improvise pas ! Elle exige une préparation en amont, afin de définir les objectifs poursuivis par l’entreprise. Certaines souhaitent avoir recours à cette formule de façon temporaire, le temps de s’adapter à des circonstances particulières (situation économique, changement de bureaux). D’autres envisagent le flex-office comme une solution à long terme, afin de favoriser les interactions entre les employés et de cultiver un esprit plus collaboratif dans l'entreprise.

Avant de déployer une organisation en bureau flexible, il est indispensable de réaliser un diagnostic pour définir le taux réel d’occupation des postes de travail, analyser les besoins des employés et les habitudes liées aux fonctions de chacun. Cela aide à mesurer les chances d’adhésion au projet et à en maximiser le succès.

Le flex-office doit représenter une nouvelle opportunité de travail pour le salarié et non une contrainte. Il faut donc bien évaluer le nombre de postes nécessaires, pour ne pas créer de sentiment de pénurie. Il doit en outre intégrer des espaces collaboratifs, dans une atmosphère singulière et inspirante.

📣 Définir les règles de votre flex-office

Paradoxe de la flexibilité, le flex-office ne peut fonctionner correctement que s’il est organisé selon des règles bien connues de tous. L’entreprise doit ainsi définir quels sont les postes concernés et parfois gérer la mise à disposition d’un lieu de travail hybride. Ce dernier peut d’ailleurs créer une disparité entre les employés ayant un bureau fixe dans l’entreprise et ceux organisés en bureaux flexibles. Le message est parfois mal perçu par certains qui sentent une forme d’exclusion du groupe.

Le passage au flex-office implique donc un travail de management pour cultiver l’esprit d’équipe et organiser un roulement efficace entre le temps de télétravail et le temps de travail au bureau. La cohésion au sein de l’entreprise repose notamment sur l’organisation régulière de temps collaboratifs. Il peut s’agir de réunions hebdomadaires en visioconférence réunissant les parties prenantes d’un projet : ingénieur, communiquant ou chef de produit. Cela passe également par la mise en place d’activités organisées en équipe ou d’événements sociaux, facilement accessibles à tous.

D’un point de vue très pratique, la direction doit également définir une règlementation claire concernant à l’occupation des espaces collectifs. L’utilisation des bureaux ouverts est avant tout basée sur le respect des lieux et des personnes. La réservation d’un poste de travail est ainsi clairement identifiée dans un process connu de tous, pour éviter l’encombrement des lieux et garantir un travail serein. De même, les principes d’utilisation doivent définir les usages en matière de nuisances sonores ou de nettoyage.

📣 Tester le flex-office avant de réorganiser toute l’entreprise

Le flex-office semble s’imposer comme la solution idéale. L’avènement des technologies numériques a bouleversé les principes traditionnels de l’organisation du travail, jusqu’à remettre en cause la fonction même du bureau. Il suffit finalement d’un ordinateur, d’une connexion Internet et de bons outils numériques pour pouvoir travailler de n’importe où ! Pour répondre à ces changements structurels, l’entreprise souhaite offrir des conditions de travail plus flexibles en termes de temps et d’espace.

Mais avant d’opter pour une organisation en flex-office, il est préférable de tester ce concept sur l’un de vos services. Les retours d'expérience des collaborateurs sont très instructifs, pour mesurer leur bien-être et leur satisfaction. Cela permet de vérifier l’efficacité du projet et d’en ajuster l’organisation aux besoins des collaborateurs. Or, la perception de la qualité de l’environnement de travail est variable d’un individu à l’autre. Le flex-office ne doit pas être choisi pour des raisons pratiques et financières, au détriment d’une culture d’entreprise construite au fil des années.

Lorsque le flex-office séduit certains services sans pour autant remporter l’adhésion de tous les collaborateurs, l’organisation d’un lieu de travail hybride semble la plus adaptée. Cette formule permet d’offrir un espace professionnel moderne, caractérisé par une décoration soignée et un équipement de pointe. Elle se détache du modèle traditionnel, tout en cultivant l’image d’un lieu totem pour ses employés. Le flex-office évite le sentiment de solitude lié au télétravail pur et offre un espace de socialisation aux salariés. C’est un lieu de collaboration où se retrouvent les travailleurs nomades et ceux en bureaux fixes. Ce modèle respecte les besoins de chacun et crée une alchimie unique.