Quelle surface de bureau par personne faut-il prévoir ?

Si les normes françaises exigent que les logements aient un minimum de superficie minimale de 9 mètres carrés, aucune législation n’encadre la dimension du local professionnel. Pour autant, le Code du travail impose aux employeurs des exigences de sécurité et d'hygiène tenant aux conditions de travail des salariés. Ce qui impacte nécessairement les caractéristiques des bureaux. Alors quelle surface de bureau par personne l’employeur doit-il prévoir pour permettre aux salariés d’exercer sereinement leur mission et pour garantir leur sécurité et la protection de leur santé physique et mentale ? Comment estimer la surface totale de bureaux nécessaire pour son entreprise ? Voici ce qu’il faut savoir pour choisir des locaux pleinement adaptés aux besoins de son activité et favoriser une productivité optimale.

1. Déterminer la surface de bureau par personne

Le cadre de référence de la norme AFNOR 

Pour respecter ses obligations en termes de sécurité et d’hygiène des salariés, l’employeur a tout intérêt à se référer à la norme AFNOR NF X35-102. Elle n’est certes pas obligatoire, mais elle émet des recommandations qui font autorité en matière de caractéristiques des locaux à usage de bureaux.

Pour calculer la surface d’un bureau, le premier critère à prendre en compte est celui du nombre d’employés ou de collaborateurs évoluant au sein des entreprises. Dans un espace de bureaux partagés, l’AFNOR préconise une surface minimale de travail de 11 m² par personne, voire 15 m² lorsqu’il s’agit d’un espace bruyant comme un centre d'appels téléphoniques. Dans un espace fermé, on limite par ailleurs le regroupement à 5 personnes travaillant sur des missions communes afin de favoriser un groupe de travail homogène.

La surface de bureau doit offrir aux employés une liberté de mouvement suffisante. C’est d’ailleurs une exigence figurant dans le texte de l’article R4214-22 du Code du travail. Quelques suggestions permettent de mieux concevoir l’espace :

• L’aménagement doit faciliter la circulation avec une largeur minimum de 80 cm pour une personne et 150 cm pour le croisement de 2 personnes ;
• Les bureaux d'une surface inférieure ou égale à 25 m² doivent présenter une longueur inférieure à 2 fois la largeur ;
• Pour ceux dont la superficie est supérieure à 25 m², la longueur doit être inférieure à 3 fois la largeur.

Il n’est pas toujours facile d’y voir clair ! Pour définir concrètement l’espace dont vous avez besoin pour vos bureaux, aidez-vous d’un outil simulateur spécialisé pour le calcul de votre surface de bureau ou faîtes appel à nos spécialistes de l’immobilier de bureaux pour en savoir plus.

Les autres recommandations de l’AFNOR
 

Outre la surface globale des bureaux, l’AFNOR NF X35-102 donne de précieuses recommandations concernant l’aménagement des postes de travail. Elle préconise une taille minimale de 9,78 m2 par personne. On arrive finalement à la même surface minimale que celle exigée pour un logement. Et c’est bien normal quand on analyse le temps que passe un salarié sur son lieu de travail ! 

Pour l’organisation d’un bureau, la norme recommande par ailleurs une occupation maximale dans l’espace de :

• 0,64 m2 pour le matériel informatique ;
• 1 m2 pour le siège de bureau ;
• 0,8 m2 pour le siège visiteur ;
• 0,6 m2 pour l’armoire de rangement ;
• 0,6 m2 pour le plan destiné aux documents prioritaires.

Mais à chaque société, son besoin ! Les équipements et les machines varient selon l’activité exercée dans l’entreprise. Cette occupation variable de l’espace influence bien évidemment les infrastructures recherchées et la surface totale des locaux. Difficile donc de tirer une règle générale pour définir la surface idéale d’un bureau. Un équipement bureautique simple prendra moins de place qu’une imprimante 3D. Il faut donc tenir compte de vos indispensables (zone technique, salle de réunion, stock…) pour ajuster la dimension d’un espace de bureau.

2. La gestion des espaces communs de bureaux

Les espaces de vie communs à l’entreprise  

Le calcul des surfaces nécessaires pour un bureau doit également inclure les espaces communs. Un hall d’accueil et des sanitaires viennent ainsi ajouter quelques mètres carrés supplémentaires à la surface des bureaux. Mais de nombreuses entreprises vont plus loin en mettant à disposition de leurs employés une cuisine, des salons de détente, des terrasses et autres espaces communs à l’entreprise. Tous ces éléments, propres à chaque entreprise, entrent la définition globale des besoins de l’infrastructure, même s’il ne s’agit pas de bureaux à proprement parler. Il faut alors se baser sur le nombre de personnes occupant les locaux afin de définir la bonne superficie pour ces lieux de vie.

On recommande une taille minimale de 10 m2 pour une cuisine. Pour les autres espaces de vie, on se base sur une surface de 2 m2 par personne en définissant une occupation moyenne dans la journée.

Là encore, le besoin varie considérablement d’une société à l’autre selon qu’elle soit adepte d’un 100 % de temps de travail en entreprise, de rendez-vous extérieurs en clientèle ou du télétravail. Le recours massif au télétravail depuis la crise sanitaire de Covid 19 a permis aux entreprises d’opérer une réorganisation de ses espaces de travail en adaptant la surface des bureaux à la rotation des collaborateurs. C’est le cas notamment de nombreuses startups et scaleups travaillant principalement en open-space et selon un système de flex-office.

La bonne surface pour votre salle de réunion

Si les bureaux sont de petites tailles, ils sont souvent accompagnés de salle de réunion que l’on peut réserver pour une séance de travail entre collaborateurs ou pour une réunion avec des clients. Et là encore, quelques normes indicatives s’imposent !

On compte généralement :

• Jusqu’à 10 m2 pour une petite salle de 3 ou 4 personnes ;
• De 15 à 20 m2 pour un meeting de 10 personnes ;
• Et jusqu’à 30 m2 pour une Board Room accueillant de 20 à 30 personnes.

Faire appel à un expert pour déterminer la surface exacte

Pour déterminer la surface de bureau nécessaire, il est impératif d’établir un cahier des charges incluant tous les besoins de l’entreprise. Cela dépend du secteur d'activité : profession libérale, entreprise numérique, communication… Et cela implique de s’interroger sur une optimisation des espaces et sur les effets de l’organisation du travail sur la productivité. Combien de postes fixes sont-ils nécessaires ? Peut-on fonctionner en flex-office ? Open-space ou bureaux individuels ? Un espace de stockage ou d’archivage doit-il être prévu ? 

Reste qu’il est difficile d’arbitrer sur une surface idéale de bureau. D’autant que l’espace disponible dépend de la structure même de l’immeuble. Un immeuble ancien de type haussmannien propose un aménagement moins rationalisé qu’un plateau dans un immeuble de construction moderne (contrainte des murs porteurs…). Difficile donc de s’y retrouver et d’avancer correctement dans ses recherches ! Le risque étant de payer une surface de bureau inutile ou au contraire de se retrouver rapidement à l’étroit dans ses nouveaux locaux. Pensez à faire appel à un expert en immobilier d’entreprise pour bénéficier de conseils avisés et pour déterminer la surface idéale à cibler sur le marché immobilier.

Pour connaître tous nos services, contactez nos experts de l’immobilier de bureaux à Paris et en région.