Pourquoi et comment sous-louer ses bureaux actuels ?

Si vous êtes un professionnel, il y a de grandes chances que les bureaux que vous occupez actuellement pour exercer votre activité soient issus de la signature d’un bail commercial avec le propriétaire des lieux. Celui-ci vous accorde le droit d’utiliser ses locaux en contrepartie de certaines obligations dont fait notamment partie le paiement d’un loyer.

La sous-location de bureaux fait entrer dans cette relation juridique une tierce personne morale, elle-même en recherche d’espaces pour sa propre activité. Elle a pour effet de transférer une partie des droits du locataire actuel à une autre entreprise. Ainsi, un nouveau contrat de bail doit être signé entre le locataire principal, qui devient alors bailleur et le sous-locataire.

D’un point de vue juridique, le code du commerce définit les règles applicables à l’acte qui va entériner ces nouveaux accords. Mais sur un plan pratique, pourquoi les professionnels devraient-ils sous-louer leurs bureaux ? Dans quel intérêt ?  Et si intérêt il y a, comment peuvent-ils mettre en œuvre cette solution ?

Si vous souhaitez tout savoir sur la sous-location de bureaux (avantages/inconvénients, fonctionnement, aspects juridiques…), consultez cet article complet. 📝

1. Pourquoi sous-louer ses propres bureaux ?

Suivant le statut des baux commerciaux, la location de bureaux est soumise à une durée de bail plutôt longue (9 ans). L’objectif premier est de protéger les locataires. Mais bien que protectrice, cette mesure peut être contraignante, surtout lorsque la société traverse une période de développement (ou inversement de difficulté économique) qui nécessite plus de flexibilité.

Répondre au besoin économique de son entreprise

Tout au long de leur existence, les entreprises peuvent rencontrer des difficultés plus ou moins passagères qui les amènent à devoir réduire leurs frais. Or, les dépenses relatives à la location de l’espace de travail pèsent lourd dans un budget professionnel. Il est même souvent le 2ème poste de coûts après les salaires. 

C’est pourquoi, en cas de difficultés financières, la sous-location partielle des bureaux demeure une solution économique et rapide. Elle permet en effet de diminuer considérablement ce poste de dépense en réduisant la surface utilisée pour une durée déterminée en la louant à une autre entreprise. 

Changer de bureau en respectant la loi et son contrat de bail

Si vous avez l’intention de changer le lieu d’activité de votre société, vous devez respecter les conditions de résiliation prévues dans votre bail, c’est-à-dire le plus souvent de donner un préavis de 6 mois à la prochaine échéance triennale. Il peut pourtant arriver que vous n’ayez ni l’envie, ni la possibilité d’attendre aussi longtemps. Dans ces conditions, il vous est possible de signer un bail pour déménager dans de nouveaux espaces et de sous-louer vos bureaux actuels en totalité pendant la durée restante du bail que vous résiliez. Vous n’aurez ainsi pas à payer les deux montants de loyers en même temps.

Étendre son réseau professionnel et créez des synergies

Dans une tout autre optique, vous pouvez avoir pour objectif de créer des collaborations et/ou des partenariats avec d’autres professionnels dont l’activité pourrait être bénéfique pour la vôtre. Sous-louer une partie de vos bureaux s’avère alors judicieux dans la mesure où vous obtiendrez de nombreux avantages et de services liés à leur proximité. Le partage de frais présente également un point positif non négligeable pour votre budget.

2. Comment mettre en œuvre la sous-location de ses bureaux ?

Bien qu’en principe relativement facile à réaliser, sous-louer ses bureaux ne s’improvise pas. Certaines règles doivent être respectées pour éviter de voir le bail annulé et de devoir payer au bailleur des indemnités du fait d’une sous-location illégale.

Définir au préalable les conditions de la mise en location

En tant que locataire principal, vous avez à la charge de rédiger le contrat de sous-location et donc d’établir les droits et les obligations de chacun. À ce titre, il est important d’être vigilent sur les conditions d’occupation. En effet, le sous-locataire ne peut obtenir plus que ce que le preneur n’a déjà obtenu, et ce dernier demeure responsable de lui auprès du propriétaire. De plus, il faut bien avoir à l’esprit que le locataire principal qui sous-loue la totalité de ses locaux perd le bénéfice de son droit au renouvellement du bail. Attention donc aux dispositions de ce nouveau contrat.

S’assurer de l’autorisation de son bailleur de sous-louer son bureau

L’un des principaux éléments de cette location auquel il faut attacher une attention toute particulière est la question de l’autorisation du propriétaire à sous-louer. Rappelons que, dans le code du commerce, la sous-location de bureaux est par principe interdite. Toutefois, le bailleur peut l’autoriser, soit en insérant une clause claire en ce sens dans le bail commercial, soit en répondant à une demande du locataire fait par lettre recommandée. Cela étant, en cas d’autorisation expresse du bailleur, le prévenir de votre intention ne suffit pas. Le statut des baux commerciaux exige que celui-ci concoure à l’acte, c’est-à-dire qu’il soit signataire du contrat de bail de sous-location. Ceci n’a absolument aucune incidence sur le lien juridique entre le bailleur et le sous-locataire, le locataire principal endossant quoi qui l’en soit le rôle d’intermédiaire entre les deux, ce qui peut parfois s’avérer compliqué à gérer.

Pour aller plus loin, on vous a préparé un article complet sur les 5 règles juridiques à connaître absolument avant de se lancer en sous-location. 📝

Obtenir les conseils et l’accompagnement d’un expert en immobilier de bureaux

Comme déjà évoqué plus haut, le locataire principal est l’élément pivot de cette location de second rang. Il en est le garant dans la mesure où il prend la responsabilité de transférer tout ou partie des droits qu’il détenait du propriétaire des lieux. Or, cette situation juridique particulière peut s’avérer lourde et préoccupante à certains égards, notamment dans le cas de sous-locations de bureaux dont les surfaces sont importantes et les transactions très onéreuses, comme c’est notamment le cas à Paris.

C’est pourquoi avoir recours aux prestations d’un expert en immobilier d’entreprise pour sous-louer des bureaux est fortement recommandé. En effet, outre de trouver un sous-locataire adapté à la durée, la surface et le loyer que vous proposez, voire aux services et au partage de frais que vous avez prévus, un broker s’assurera de faciliter les relations entre toutes les parties impliquées. De cette manière, vous ne prenez aucun risque afin que votre sous-location de bureaux s’inscrive dans la durée et dans les meilleures conditions possibles.

Conclusion

En résumé, les raisons pour lesquelles les professionnels peuvent avoir recours à la sous-location de bureaux sont aussi diverses que les aléas de la vie d’une entreprise. Mais celles-ci disposent toutes d’un point commun qui est le besoin de souplesse. La période actuelle très instable est compliquée pour bon nombre de professionnels qui ne peuvent plus, pour la plupart, se projeter à long terme. Et c’est à ce titre que les mesures protectrices du code du commerce rencontrent leurs limites. La sous-location est alors une solution bienvenue.

Quant à la mise en œuvre de la sous-location de bureaux, elle requiert une grande prudence afin que le locataire principal ne s’expose pas outre mesure et perde gros alors que son objectif initial est de réaliser des économies. C’est pourquoi le recours à un expert en immobilier d’entreprise est une option fortement recommandée.

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