Le rôle clés d'un Office Manager dans l'évolution d'une startup

Le métier d’office manager, pourtant encore méconnu il y a quelques années, est en pleine expansion. Son rôle est d’ailleurs devenu central dans les startups et TPE. Bien que les missions d’un office manager varient d’une entreprise à une autre, sa principale fonction est de veiller au bon fonctionnement de l’entreprise et d’agir en véritable garant de l’organisation, permettant ainsi à la société de se structurer.

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1. Le couteau suisse 🔪

L’office management, c’est avant tout la diversité des tâches.

En fonction du secteur d’activité de la société, de sa taille et de la personnalité du dirigeant (= ce qu’il aura décidé de déléguer ou non), l’office manager est amené habituellement à gérer :

• L’accueil (physique, téléphonique)
• **L’administratif (**tout ce qui fait que la boîte est en règle avec l’administration)
• La comptabilité (devis, facturation, saisie des règlements, enregistrement des factures, règlement des fournisseurs)
• La finance (suivi de la trésorerie, prévisionnel)
• Les RH (onboarding, gestion des éléments variables de paie, interface avec le cabinet comptable, la sécurité au travail, gestion du flex office)
• Le juridique (gestion des contrats de travail, des litiges, interface avec le cabinet conseil)
• Les services généraux (gestion des différentes flottes, des locaux, maintenance)
• L’événementiel (organisation d’événements, de séminaires, de team building)
• Les réseaux sociaux (garant du respect du planning éditorial et publications)
• L’informatique (installation des postes, maintenance de niveau I, sécurité)
• …

=> Une véritable fonction pivot qui fait de l’office manager un élément incontournable au sein de l’entreprise. Au vu de l’étendue de ses missions, l’office manager possède en effet une connaissance de tous les sujets de l’entreprise, puisqu’ils passent tous à un moment donné entre ses mains.

2. Le facilitateur ✨

L’office manager doit également assurer la bonne gestion des services généraux et mettre en place des process, pour améliorer les conditions de travail de tous.

En optimisant l’organisation de l’entreprise, il permet ainsi à ses collaborateurs de se concentrer sur leur cœur de métier.

Qu’il s’agisse d’un « petit bobo » ou d’une problématique bien plus complexe, l’office manager rend les choses plus faciles, contribue au bien-être au sein de l’équipe, contribuant lui-même à une productivité bien meilleure.

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3. Le baromètre 🔭

De par son rôle de facilitateur au quotidien, l’office manager est souvent perçu comme empathique et altruiste.

De fait, il est souvent une « oreille » pour ses collègues, ce qui lui permet d’identifier aisément les baisses de motivation de l’équipe, les difficultés ou désirs. Il est également souvent aux premières loges pour détecter d’éventuels débuts de conflits ou désaccords.

L’office manager est donc un véritable « baromètre social », qui, en assurant l’interface constante entre collaborateurs et direction, permet de désamorcer une situation, renforcer l’esprit d’équipe ou ajuster un nouveau process.

Dans les startups, office manager et chief happiness officer ne font d’ailleurs souvent qu’un, l’office manager agissant en tant que garant de la culture d’entreprise et contribuant grandement au maintien d’une ambiance sereine au sein de l’équipe.

4. Le bras-droit 🤝

Dans une startup, c’est souvent le dirigeant qui fait, initialement, le boulot de l’office manager ; dans le cadre de la croissance de sa société, il fera naturellement appel à quelqu’un dont c’est le métier**, ce qui lui permettra de gagner du temps, de prendre de la hauteur, de se concentrer sur le développement, de prospecter, bref, de faire croître son chiffre d’affaires.**

Même si les réalités des missions de l’office manager sont bien différentes en fonction des entreprises, l’office manager endosse des responsabilités pour libérer son employeur et devient de fait son bras droit, qui parvient à gérer des tâches polyvalentes tout en garantissant confidentialité et loyauté à sa direction.

5. Mutation & innovation 👩‍💻

Le monde du travail est en constante mutation et chaque entreprise, pour assurer sa pérennité, doit s’y adapter et évoluer. C’est à l’office manager que revient la tâche d’assurer ces transitions et d’être à l’affût de nouveaux outils, de nouvelles pratiques, de nouvelles normes ou législations.

Outre le fait de s’adapter au marché en lui-même, l’office manager se doit également de faire évoluer sa politique RH en fonction des attentes des nouvelles générations et ce dans un souci de fidélisation des équipes. Un sens de l’innovation nécessaire à la transformation de l’entreprise & de sa culture et au renforcement de son attractivité.

6. Comment recruter son office manager ? 

Maintenant que nous nous sommes penchés sur le rôle et l’importance de l’office manager au sein de l’entreprise, comment trouver le/la bon.ne office manager pour son entreprise ? 

Recruter la bonne personne pour ce poste nécessite une approche méthodique et stratégique. Il est essentiel de définir précisément les compétences et les qualités recherchées, en tenant compte des besoins spécifiques et de la culture de l'entreprise. Une bonne office manager doit posséder des compétences organisationnelles, une capacité à gérer plusieurs tâches simultanément, et une forte aptitude à la communication. 

Lors du processus de recrutement, il est important d’évaluer la réactivité et la capacité de résolution de problèmes du candidat en faisant appel à un cas d’usage par exemple. 

Enfin, une évaluation du fit culturel entre le candidat et l'entreprise est primordial et permettra de s'assurer que l'office manager contribuera positivement à l'environnement de travail et à la dynamique d'équipe. Si vous vous ne savez pas par ou commencer ou qu’au contraire vous vous retrouvez perdu.e.s dans la masse de candidatures, n’hésitez pas à faire appel à un cabinet de recrutement spécialisé. Un cabinet de recrutement digital comme Avizio à un pool de talent à sa disposition et des recruteurs qui connaissent parfaitement ce marché et ses subtilités.

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