Nos conseil pour préparer l’aménagement de vos bureaux

Pour préparer l’aménagement de vos bureaux, rien de tel que l’anticipation ! C’est un vrai travail de projection qui se joue dès la première visite des locaux. Cela permet de mener une réflexion profonde pour organiser un espace à votre image. Quels sont vos besoins en matière de bureaux privatifs ? Avez-vous beaucoup d’employés nomades ? Combien prévoyez-vous de salles de réunion ? Souhaitez-vous proposer des services annexes à vos équipes ? Le projet d’implantation et de décoration s’appuie sur le bâti existant. Mais il prend soin de coordonner l’agencement global aux attentes spécifiques à votre activité, au style de votre charte graphique et à vos perspectives d’évolution. Quand et comment penser à l’aménagement de vos bureaux ? Toutes les réponses ci-dessous !

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1.Quand penser à l'aménagement de vos bureaux ? 🧐

Préparer son aménagement au plus tôt

Vous allez bientôt signer avec votre bailleur ? C’est le moment de penser à l’aménagement de vos locaux ! La rédaction d’un cahier des charges est un travail préalable très utile pour cerner vos besoins et vos envies en termes d’aménagement. Il vous permet d’évaluer le budget nécessaire pour la réalisation de vos travaux. Mais aussi de faire le choix d’une organisation de bureaux adaptée à votre secteur d’activité et à la taille de votre entreprise. Ici, des bureaux privatifs pour la direction et pour les services de comptabilité, là, un espace de flex-office pour permettre une rotation des employés dans la société.

Votre cahier des charges est également un outil précieux pour affiner vos souhaits de décoration et gagner du temps lors de votre installation. Vous pouvez d’ailleurs impliquer vos salariés dans cette démarche. Un rapide sondage permettra d’évoquer leurs attentes afin de parvenir à une organisation optimale. Les salariés sont en effet de plus en plus attentifs au bien-être professionnel et à leur environnement de travail. Ils peuvent ainsi exprimer leurs préférences en matière de couleurs, d’éclairage, de répartition spatiale ou d’accès à une gamme de services. Ce sont des notions à ne pas négliger pour favoriser leur créativité et leur productivité au travail.

Avant même de faire appel à une agence, de nombreux outils proposent de créer en ligne votre propre planche de tendance. Très utile pour synthétiser l’ambiance à créer, le moodboard permet de rassembler des photos, des fragments de matériaux et tout autre élément qui vise à évoquer un style d’aménagement. Il suggère différentes mises en scène et autant de solutions pour votre choix de mobilier. Pour en savoir plus sur les dernières tendances, n’hésitez pas par ailleurs à faire appel à un professionnel du design intérieur.

Faire appel à un réseau d'experts

Spécialisé dans l’aménagement des espaces, l’architecte d'intérieur anticipe vos besoins, tout en visualisant les contraintes techniques éventuelles de vos locaux. Il conçoit une solution de bureaux sur mesure en prenant soin d’en optimiser la surface et de favoriser le bien-être au travail de tous les collaborateurs. Il propose des solutions innovantes en matière de luminosité, d’ameublement, de stockage, ou encore de circulation dans l’espace. Son travail sur plan en 2D, et souvent en modélisation 3D, permet d’appréhender la solution dans son ensemble.

Préparer son aménagement en amont, c’est également sélectionner et faire appel à un réseau d'experts. L’architecte peut vous conseiller dans le choix des artisans. Il préfère généralement travailler avec ses équipes habituelles dont il coordonne l’intervention sur le chantier. De l’électricien au fournisseur de mobilier, tous bénéficient de la synergie du projet. Chacun s’appuie sur un plan d’ensemble afin d’adapter sa prestation. C’est un gain de temps et d’argent considérable ! 

Du hall d’accueil au rooftop, le projet est ainsi pensé dans sa globalité afin de planifier l’intervention des différents corps de métiers compétents. Le prestataire chargé de la végétalisation sélectionne par exemple ses variétés et adapte son implantation en fonction des sources de lumière. Il peut aussi se mettre en relation avec l’équipe de plomberie pour prévoir un arrosage intégré, ou avec un spécialiste de l’étanchéité avant de positionner un mur végétal. Votre expert en aménagement garantit ainsi un haut niveau de finitions. Cela peut aller jusqu’à l’intégration de nouveaux outils pour pouvoir échanger des données en toute sécurité ou proposer la réservation en ligne de salles de réunion. 

2.Comment préparer l'aménagement de vos bureaux ? 📆

Définir l'organisation opérationnelle de votre entreprise

L’aménagement de vos bureaux suppose une réflexion globale concernant l’organisation opérationnelle de chaque service. Depuis le développement massif du télétravail, il faut en effet composer avec une présence moins systématique des employés dans les locaux. Le volume de postes occupés dans l’entreprise devient variable. Cela pose un réel enjeu de gestion stratégique. Entre trop d’espace et trop peu, il faut trouver le bon équilibre ! Votre aménagement de bureaux doit être pensé pour optimiser la surface disponible, tout en favorisant les performances de l’entreprise.

Le flex-office propose par exemple une grande souplesse d’aménagement. Avec cette nouvelle forme d’attribution des postes, l’employé est nomade dans sa propre entreprise. Les bureaux sont dépersonnalisés, et chacun s’installe au jour le jour dans la zone qui lui permet un travail optimal. Fondé sur une organisation collaborative, le flex-office propose différentes alternatives de travail avec des bureaux non attitrés, des salles de réunion équipées et des espaces de détente propices aux échanges informels. Certains services, exigeants une plus grande confidentialité, restent en revanche organisés en bureaux privatifs.   

Si votre organisation le permet, vous pouvez également envisager de proposer une partie de vos bureaux à la sous-location. Plus flexible qu’un bail professionnel, le contrat de sous-location plaît car il n’engage pas sur le long terme. Vous gardez ainsi un espace facilement et rapidement réalisable, mais vous optimisez son utilisation en générant un complément de revenu. Attention toutefois à bien penser cette option d’aménagement dès le départ ! L’espace doit ainsi proposer un accès indépendant, la possibilité de réserver une salle de réunion et de bénéficier d’autres services communs.

Réaliser une projection de vos bureaux avec un aménageur

L’idéal est de pouvoir discuter de vos projets de travaux bien en amont de la signature. Votre broker dispose souvent d'un réseau de partenaires. Chez Spliit par exemple, le client est mis en relation avec une sélection de prestataires, tous choisis pour la qualité de leurs services. Vous pouvez ainsi faire appel selon vos besoins à un architecte d’intérieur pour discuter de l’agencement du lieu. Il vous éclaire sur vos choix en matière de rénovation, de mobilier design, de couleurs ou d’éclairage. Il vous conseille également sur le modèle d’organisation : open-space, plateau de bureaux avec cloisons, création de meuble sur mesure, localisation des salles de convivialité, mise en place de phone-box et autres solutions acoustiques. 

Sa mission est de proposer un projet personnalisé d’aménagement de bureau au juste prix. Spécialisé dans l’implantation de bureaux, votre aménageur professionnel s’adapte à toutes les surfaces pour concevoir les plans, de quelques m2 à plusieurs centaines de m2. Il s’inspire des tendances actuelles, tout en respectant l’ADN des entreprises ainsi que leurs contraintes de budget et de délai. 

Avant même d’avoir les clés de vos bureaux, vous pouvez visualiser un devis complet afin de négocier au plus tôt un financement avec la banque. L’agence fournit également un planning précis afin que vous puissiez organiser votre congé concernant vos locaux actuels et prévoir une date de déménagement.