Comment s’organiser au travail pendant les Jeux cet été ?

À mesure que les Jeux approchent, les entreprises sont nombreuses à s’interroger sur l’impact d’une telle manifestation à leur échelle. Deux événements qui nécessiteront une certaine adaptation du 26 juillet au 11 août pour les Jeux et du 28 août au 8 septembre pour les épreuves paralympiques. S’ils représentent une formidable opportunité de rayonnement à l'international, ils ne seront pas sans incidence sur la qualité de vie au travail des Franciliens. L’occasion pour Spliit d’ouvrir ici un dossier thématique complet qui se dévoilera ici au fil des semaines. Quel impact faut-il attendre des Jeux sur les déplacements professionnels à Paris ? Comment les entreprises devront-elles adapter leur organisation pour ne pas perdre en productivité ? On vous dit tout !

L’impact des Jeux cet été sur l’organisation au travail à Paris

Puissant moteur de développement pour la ville 

Outre le fait d’être un événement sportif majeur, l’accueil des Jeux offre de nombreux avantages pour la ville. Paris attire les visiteurs du monde entier, tout autant que les investisseurs. La ville profite ainsi d’une occasion unique de transformer son territoire de façon durable. De nouveaux aménagements permettent d’améliorer la qualité de vie des habitants : modernisation des infrastructures sportives, création de transports pour la région parisienne. 

Risques pesant sur les professionnels 

Les Jeux seront inévitablement un facteur de perturbation pour les entreprises. Il est donc important de prévoir une activité à la hausse ou à la baisse pour adapter le rythme de vos équipes. Pensez à recruter pour renforcer vos effectifs et former les nouvelles recrues (restauration, services). Ou au contraire, encouragez vos collaborateurs à prendre leurs congés payés si vous prévoyez une baisse significative d’activité. 

Impact sur la présence physique au bureau

Le plus grand défi pour Paris dans ces Jeux est sans doute celui des transports. Lignes de métro saturées, restrictions de la circulation motorisée… La présence de vos salariés au bureau en sera nécessairement affectée. D’ailleurs, l’impact des Jeux ne se limite pas à l’Ile-de-France. Les autres villes hôtes, comme Marseille, Nice, Bordeaux, n'échapperont pas aux perturbations également. Voici quelques conseils pour anticiper la question de la continuité de l’activité de votre établissement en France durant ces olympiades.

Nos conseils pour une organisation efficace de votre entreprise pendant les Jeux cet été

Planifier votre activité avant les Jeux 

Les employeurs ont tout intérêt à adapter les règles de travail pour contourner les perturbations attendues dans les transports :

• Planification des missions hors des périodes critiques ;
• Aménagement des horaires en décalé ;
• Modulation des congés et fermeture des bureaux ;
• Valorisation du télétravail ;
• Promotion de la collaboration et de l’entraide au sein des équipes (covoiturage, aménagement de planning).

En apportant plus de flexibilité dans leur fonctionnement, les employeurs gagneront ainsi en fluidité durant cette période qui promet d’être chargée. Pensez également à identifier les salariés pouvant être facilement mobilisés en cas de besoin, en fonction de leurs contraintes personnelles (lieu d’habitation, vie de famille…).

Définir un plan B pour les transports

Le ministère des Transports appelle les Parisiens à l’anticipation dans leurs déplacements. La capitale n’attend pas moins de 15 millions de visiteurs cet été. Si Paris compte sur la solidité de son réseau unique au monde, il faudra néanmoins composer sur la voie publique avec les contraintes matérielles liées au montage des sites temporaires d’épreuves, au parcours de la flamme olympique ou au flot de spectateurs. Une campagne de sensibilisation invite les habitants au covoiturage et l’utilisation du vélo pour éviter la saturation des réseaux et répartir l'affluence.

Le site internet anticiperlesjeux.fr permet par ailleurs d’adapter son trajet en fonction de prévisions de fréquentations par ligne selon les événements. Une carte interactive permet notamment d’ajuster ses trajets en tenant compte de l’impact des Jeux sur les routes et dans les transports en commun. Ce dispositif fait partie du Travel Demand Management, initié à Londres en 2012. Il vise à informer à grande échelle la population sur les déplacements. 

Organiser et anticiper les déménagements de bureaux pour éviter les contraintes des Jeux

Le déménagement de vos bureaux est prévu pour cet été ? Pas de panique, mais prenez garde à la date ! Pendant les jeux, les transporteurs et les services de livraison ne pourront pas circuler dans les conditions habituelles. Outre les embouteillages attendus, des restrictions de circulation sont imposées à Paris et en région pour des raisons de sécurité et de logistique événementielle. A fortiori si vos bureaux se situent à proximité d'un site de compétition ou d'une fan zone ! Des contraintes avec lesquelles il faudra composer pendant toute la durée des Jeux du 26 juillet au 08 septembre 2024. Il faudra aussi attendre le temps du démontage des infrastructures. La réouverture de la place de la Concorde à la circulation est ainsi prévue pour le mois d’octobre.

Trois périmètres concernent la circulation durant cette période. En zone rouge, la circulation est interdite à la plupart des véhicules les jours de compétition. Concrètement, vous ne pourrez circuler pour votre activité professionnelle que sur présentation d’un QR code justificatif. En zone bleu, la circulation motorisée est réglementée les jours de compétition. Attention enfin aux bureaux situés en zone grise, dédiée au périmètre de protection et réservée aux spectateurs des Jeux ! La circulation aux services de déménagement y sera interdite. Mais avec une bonne préparation, vous pourrez déménager dans les meilleures conditions. C’est tout l’intérêt de confier votre projet de recherche de bureaux à un professionnel de l’immobilier de bureau. Avec Spliit, bénéficiez d’un accompagnement complet et personnalisé pour l’aménagement dans vos bureaux même.

Le télétravail : zoom sur la solution permettant de limiter des impacts des Jeux sur votre entreprise 
 

Miser sur la flexibilité, c’est sans doute le meilleur moyen de lutter contre la perte de productivité. À ce titre, le télétravail est la star des ajustements en matière d’aménagement pour les salariés. Une réponse particulièrement efficace aux problématiques de transports et de nuisances occasionnées par les Jeux de cet été. 

Devenu très populaire depuis la crise sanitaire de Covid-19, le télétravail implique néanmoins un certain aménagement. Attention à bien planifier sa mise en place, notamment en équipant vos collaborateurs des bons outils pour travailler de façon efficace et transparente. Pour la gestion de tâches dans un environnement hybride, pensez aux outils de partage comme Google Workspace, Trello ou Notion par exemple. Ils facilitent la collaboration entre les employés : communication visuelle, partage de planning, accessibilité aux documents et ressources. Ils permettent une gestion transparente des projets en cours et assurent l’efficacité des équipes à leur poste.

En bref, il est indispensable d’anticiper pour faire face aux défis posés par les Jeux cet été. Si les bureaux situés à proximité des sites de compétition et des fans zones seront directement impactés par des règles en matière de circulation, les autres n’échapperont pas non plus aux difficultés. Pour les contourner, il est indispensable de réfléchir à un plan de continuité de l'activité et de clarifier les mesures concernant la flexibilité de vos emplois. Consultez vos experts pour en savoir plus.