Nouveaux bureaux d’entreprise : le parfait plan de com’ pour annoncer un déménagement à ses équipes

Quelle que soit la taille de votre entreprise, le changement de locaux n’est pas anodin. Le déménagement et le changement de bureau sont parmi les sources de stress les plus fortes pour les salariés. Et pour cause : le déménagement impacte directement les employés dans leur vie quotidienne et peut devenir une source de tension. Il doit donc être abordé avec précaution pour éviter une baisse de motivation des collaborateurs, voire un désengagement vis-à-vis de l’entreprise ! La communication est la clé de la réussite de votre déménagement d’entreprise. Elle permet de rassurer les salariés inquiets et de faire taire les mécontentements en mettant en évidence les opportunités du projet. Communiquer sur un déménagement, c’est d’ailleurs une occasion pour l’entreprise de travailler sur son image de marque, en interne comme en externe. Alors comment faire d’un déménagement un facteur de succès pour votre entreprise ? Si vous êtes office managers en charge d’un projet de déménagement, découvrez sans plus attendre notre guide pour une communication planifiée et un accompagnement réussi de vos équipes.

Communiquer sur la recherche de nouveaux bureaux d’entreprise
 

Évaluer les risques et leur prise en charge auprès des salariés

Le déménagement d’entreprise n’est pas un événement anodin pour les collaborateurs. Il génère des contraintes logistiques (modification du trajet domicile-travail, problème de connexion avec les sorties d’école ou de crèche, etc.) et parfois des risques psycho-sociaux. Il faut identifier les collaborateurs à risque pour éviter une perte de motivation, qui peut non seulement être néfaste à ces individus, mais encore s’étendre rapidement à toutes les équipes. Puis, on implique les salariés, car le changement est plus facile à accepter quand il n’est pas subi. 
 

Annoncer le projet de déménagement à vos équipes

Cette annonce est un moyen d’expliquer et de clarifier le choix de l’entreprise, et notamment de mettre en évidence les points positifs de nouveaux bureaux. Une campagne de communication officielle permet de créer une interaction avec vos employés.

Quelques conseils pour une meilleure adhésion à vos nouveaux locaux :

• Opter pour un emplacement à proximité des transports, services et commerces ;
• Aménager les horaires de travail ou passer au télétravail pour les collaborateurs les plus éloignés ;
• Intégrer des services adaptés aux besoins de vos collaborateurs : salle de sport, crèche d’entreprise… ;
• Proposer une compensation pour réduire l’impact négatif du déménagement : meilleure prise en charge des frais de déplacement, mise en place de navette de transfert, facilités de stationnement, borne de charge électrique, garage à vélos…

Anticiper les coûts d’un déménagement d’entreprise !

Annoncer le choix des nouveaux locaux à vos équipes

Respecter le cadre juridique pour annoncer un déménagement d’entreprise

En pratique, le projet de déménagement est présenté au CSE qui analyse le projet sur son aspect économique et son impact sur les conditions de travail. Il peut à ce titre demander des mesures de compensation ou d’amélioration du projet. À défaut de CSE, on recommande de désigner une équipe responsable de la communication sur ce projet.

Attention aux contrats de travail ! Aucun problème pour un déménagement dans la même zone géographique que celle prévue au contrat de travail. En revanche, pour un transfert en dehors de cette zone, mieux vaut prévoir une clause de déménagement, à défaut de quoi le transfert implique une modification du contrat de travail et donc l’accord du salarié

Créer le lien avec vos collaborateurs

Le déménagement doit faire l’objet d’un plan de communication spécifique, s’appuyant sur des mailings voire une newsletter dédiée. On y diffuse des informations sur l’avancée des travaux, les délais, des photos ou des plans 3D pour aider les salariés à se projeter dans leur futur bureau. C’est aussi une façon d’impliquer les collaborateurs et de fédérer les équipes autour du projet. Proposez des réunions d’information, une boîte à idées, voire un concours d’aménagement ! 

Le changement d’organisation et d’aménagement, comme le passage d’un bureau privatif à un plateau en open space, fait partie des sujets les plus redoutés. Cette phase de communication permet d’identifier au plus vite les résistances et d’accompagner les employés dans ces changements d’entreprise. Pour ce faire, il est d’ailleurs pertinent d’identifier des employés moteurs sur lesquels s’appuyer pour créer un relais positif sur le projet de déménagement.

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Organiser le déménagement en interne 
 

Communiquer un rétroplanning du déménagement

Il reprend les dates-clés du déménagement pour :

• Organiser le rangement des bureaux actuels et la mise en carton ;
• Connaître les méthodes d’identification des dossiers ;
• Informer les clients et les prestataires ;
• Savoir à quelle date lancer la dernière sauvegarde des fichiers et quand a lieu le transfert du matériel informatique.

Vous pouvez également programmer une visite des futurs bureaux. Une façon ludique de permettre aux salariés de se projeter plus facilement dans leur futur environnement de travail !

Éditer un livret d’accueil pour vos collaborateurs

Le livret d’accueil est une façon très concrète d’informer les employés sur tous les aspects pratiques des nouveaux locaux :

• Les accès au bureau, qu’il s’agisse des axes routiers, transports en commun, ou solution de mobilités douces ;
• Les commerces environnants : restaurants, salle de sport, etc. ;
• Les équipements mis à disposition dans l’entreprise : salle de réunion, phone box, vestiaires, cuisine, cantine, cafétéria, salle de sport, conciergerie, etc. ;
• Les applications à télécharger pour bénéficier des services : réservation d’espace de travail, commande de déjeuner en ligne, etc. ;
• Les bonnes pratiques comme les économies d’énergie et le tri sélectif en entreprise.

Le petit plus : prévoir un cadeau de bienvenue ! Rien de mieux pour mettre vos employés dans un bon mindset avant de commencer : un kit de bureau, un mug, une boule à neige originale, une casquette aux couleurs de l’entreprise… Soyez créatif !

Office manager : nos astuces pour réussir votre déménagement d’entreprise !

Capitaliser sur le déménagement après l’installation de vos équipes
 

Communiquer en externe sur le déménagement de vos locaux

Changer de locaux d’entreprise, c’est bien plus qu’un transfert matériel et pratique ! Ce changement d’adresse s’accompagne généralement de nouvelles habitudes de travail et de la volonté d’affirmer sa place sur le marché. Le déménagement est ainsi une opportunité pour l’entreprise de renforcer la cohésion de ses collaborateurs, mais aussi de travailler son image de marque. Le choix d’une nouvelle adresse prestigieuse ou de locaux engagés (partage social, éco responsables) participe en effet au branding de l'entreprise. Une communication externe, notamment dans la presse spécialisée, permet d'affirmer les valeurs de l'entreprise et de faire rayonner son ADN auprès des futurs talents. 
 

Célébrer votre déménagement d’entreprise

Un déménagement réussi, c’est aussi un déménagement dont on mesure l’impact positif en interne. Vous êtes installés dans vos nouveaux locaux ? C’est l’heure du bilan et du feedback de vos employés. Identifiez les points forts de votre transfert de bureaux et les pistes d’amélioration, grâce à la prise d’informations en réunion ou par sondage par exemple. Et rien de tel que d’attirer le positif en célébrant votre arrivée dans les nouveaux locaux par un brunch d’accueil ou une soirée d’entreprise. On ne se privera pas d’ailleurs de réitérer cette initiative en conviant les clients et les prestataires à découvrir ces nouveaux espaces de travail.
 

Identifier les leviers de négociations possibles pour votre bail avant un déménagement dans de nouveaux locaux.
 

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