Quels coûts anticiper quand on recherche des nouveaux bureaux ?

Ne partez pas bille en tête pour la recherche de vos nouveaux bureaux ! S’il est un point capital à anticiper, c’est celui du budget. Anticiper le montant du loyer, mais aussi de tous les coûts annexes associés à la recherche de bureau. Autant de questions financières à résoudre pour éviter de fragiliser votre trésorerie et de perdre inutilement votre temps. On fait le point sur les coûts à anticiper pour la recherche de vos bureaux.

Les coûts classiques liés à une recherche de nouveaux bureaux 
 

Les honoraires d’agence

Les honoraires correspondent à la somme d’argent qui doit être versée à l’agence à laquelle vous confiez votre recherche de bureau ou local commercial. En pratique, ils peuvent représenter jusqu’à 30 % du loyer total annuel de location des futurs bureaux, à verser en intégralité lors de la signature. 

Ils sont parfois partagés entre le bailleur et le locataire. Dans ce cas, le coût des honoraires est d’environ 15 % du loyer total annuel pour chacun. Mais le plus souvent, ils sont à la charge exclusive du futur locataire. Un montant significatif qu’il convient de prendre en compte dans un plan de trésorerie ! 

En faisant appel à Spliit, vous bénéficiez d’une expertise solide et d’honoraires moins élevés que la concurrence. En pratique, ils représentent un coût de 20 à 25 % du loyer total annuel du futur preneur qui prend en charge la totalité des honoraires et peuvent être abaissés jusqu’à 10 % dans l’hypothèse d’un partage des frais.

Faut-il acheter ou louer vos locaux d’entreprise ?
 

Le dépôt de garantie pour votre location de bureaux

Bail commercial, bail professionnel, location de bureaux opérés ou coworking… Quelle que soit la formule choisie pour la location de vos bureaux, il faut compter un dépôt de garantie. Le propriétaire ou l’opérateur de prestation de bureau demande ainsi une caution, qui est restituée en fin de contrat dans l’hypothèse où il n’y a pas de dégradations constatées. 

En pratique, le dépôt de garantie s’élève à :

• 3 mois de loyer - hors taxe et hors charge - dans le cadre d’un bail commercial ;
• 2 mois de loyer dans le cadre d’un contrat de prestation de services (coworking ou bureau opéré).

Les nouvelles formules de location de bureaux, dans un espace de coworking par exemple, se caractérisent par leur flexibilité. Les loyers sont certes plus onéreux, notamment parce qu’ils comprennent un ensemble de prestations accessoires allant du fournisseur d’accès Internet, à l’équipement bureautique ou la salle de sport. Mais c’est le prix d’une certaine souplesse, permettant au locataire de pouvoir adapter sa surface de bureaux aux réels besoins de l’entreprise. Et ainsi de pouvoir optimiser son budget locatif pour s’agrandir facilement en période de croissance ou réduire la voilure en cas de coup dur. Une flexibilité qui se retrouve ici jusque dans le dépôt de garantie, moins onéreux. 

5 conseils pour choisir vos bureaux opérés !

Les coûts spécifiques liés à une location commerciale
 

L’avance de loyer trimestriel dans un bail commercial

Le bail commercial 3/6/9 pose la spécificité d’une avance de loyer trimestriel, versée au jour de la signature au propriétaire des bureaux. Cette somme se distingue du dépôt de garantie. C’est simplement une avance, directement imputée sur le loyer. Mais compte tenu de son montant, elle constitue un effort de trésorerie important, surtout en début d’activité.

Cette pratique, propre aux baux commerciaux, est une sécurité financière pour le bailleur. Mais le locataire et le propriétaire peuvent convenir de modalités plus souples comme :

• Un paiement mensuel prévu au bail pour alléger sa trésorerie ;
• Un autre échelonnement du paiement ;
• Une réduction du dépôt de garantie pour réduire l’avance trop importante.

La différence entre bail commercial et bail professionnel

La GAPD 

La garantie à première demande peut être exigée par le propriétaire afin de garantir le règlement des loyers en cas de défaillance du preneur. Contrairement au cautionnement bancaire, il s’agit de placer une somme d’argent en séquestre sur un compte à la banque. 

⚠️ Attention : Son montant correspond généralement à plusieurs loyers mensuels hors taxe et hors charge. La GAPD peut lourdement peser sur votre trésorerie. C’est un point important de négociation avec le propriétaire !

En savoir plus sur la GAPD !

Les coûts cachés d’une recherche de bureaux pour votre entreprise

Parmi les coûts à prévoir lors de la prise de nouveaux locaux, il y a des frais dont on peut négliger le poids financier :

• Les charges locatives (eau, électricité, parties communes, sécurité) peuvent représenter 10 à 20 % du loyer ;
• Un droit d’entrée exigé à la signature du contrat de bail ;
• Les taxes locales ;
• L’assurance des locaux ;
• Les travaux d’aménagement et de mise aux normes des bureaux : décoration, équipement, mobilier, sécurité incendie, accessibilité PMR… ;
• Les frais de déménagement.

Il existe aussi des coûts cachés qu’il est plus difficile d’identifier à l’avance :

• Des frais de négociation et frais de rédaction du bail, facturés par un conseil ou un avocat par exemple en fonction de la complexité du dossier ;
• Les frais de déplacement pour la visite de vos futurs locaux (train, avion…)
• Le coût du temps passé pour la recherche et de la baisse de productivité durant la réinstallation.

La négociation des coûts de travaux pour vos nouveaux bureaux
 

La mise à disposition anticipée des bureaux

Une mise à disposition gratuite et anticipée peut être accordée par le propriétaire du local, le temps pour le futur locataire d’y réaliser les travaux nécessaires à l’exercice de son activité. En pratique, le preneur économise autant de mois de loyer qui auraient été mobilisés durant les travaux et démarre le paiement de son loyer au moment où il débute son activité, évitant ainsi de grever sa trésorerie.

⚠️ Attention : La convention de mise à disposition interdit strictement au bénéficiaire de s’installer dans les locaux avant la date de signature du bail.

Négocier une franchise de loyer pour vos nouveaux bureaux

Il est aussi possible de convenir avec le propriétaire d’une installation en franchise de loyer. Dans ce cas, l’entreprise est bien considérée locataire et dispose des locaux en négociant la gratuité de loyer pour une certaine période. À ce titre, elle supporte le coût des charges des bureaux.
 

Négocier avec le bailleur une participation aux travaux

Enfin, une dernière solution consiste à négocier une participation du propriétaire au financement des travaux d’aménagement. Il faut dans ce cas faire contresigner en amont le montant des devis afin d’obtenir le remboursement des frais avancés.
Travaux : en savoir plus sur les bienfaits de la végétalisation au travail !
 

Choisir Spliit pour votre recherche de bureaux, c’est l’assurance d’une prestation complète d’accompagnement. Des experts veillent à la défense de vos intérêts pour trouver les meilleurs locaux aux meilleures conditions sur le marché.