![Logo Spliit](/logo192.png)
Entreprise : guide d'emménagement dans de nouveaux locaux
03/03/2022
Aménagement
![Plusieurs cartons d'emballage pour un déménagement](https://cdn.spliit.fr/v7/_storagecms_/carton_d_emballage_a17a0ea870.jpg?h=1500&org_if_sml=1&func=bound)
Que ce soit pour bénéficier d’un plus grand espace, baisser le coût des charges ou encore améliorer le confort des salariés, de nombreuses raisons peuvent pousser à déménager dans de nouveaux locaux professionnels. Cela dit, cette démarche n’est pas de tout repos et nécessite de prendre en compte plusieurs aspects. Voici un petit guide pour vous accompagner dans votre emménagement.
✅ Téléchargez notre checklist complète pour un déménagement de bureaux en toute sérénité ! ✅
1. Bien planifier l’emménagement dans vos locaux
Communiquer avec les salariés de l’entreprise
En tant que gérant d’entreprise, la première chose à faire après avoir décidé un déménagement est de prévenir l’ensemble des employés concernés. Il est également important d’expliquer les raisons de ce changement ainsi que de fournir un maximum d'informations au sujet des nouveaux locaux. Une fois tout le monde prévenu, vous pourrez commencer à planifier les tâches et définir le rôle de chacun. Afin de faciliter l'organisation, plusieurs solutions sont possibles comme nommer un responsable au sein de votre équipe ou faire appel à une entreprise externe pour se charger des démarches liées au déménagement.
Prévoir les délais et la date d'emménagement
Selon la taille de votre entreprise, les délais à prévoir pour l’emménagement au sein de nouveaux locaux peuvent être plus ou moins longs. En effet, une petite entreprise de 10 employés pourra déménager bien plus rapidement qu’une société avec un gros effectif. La date d’emménagement doit donc être déterminée en conséquence. Par ailleurs, il faut également prendre en compte le délai de préavis à respecter pour le contrat de location de vos locaux actuels. Le préavis d’un bail commercial est généralement de 6 mois, mais il peut varier selon le contrat. Pour finir, il peut être intéressant d'emménager en fin d’année fiscale, en fin d’année civile et en période creuse pour optimiser les dépenses et ne pas trop perturber l’activité.
![](https://cdn.spliit.fr/v7/_storagecms_/budget_emmenagement_a684a76336.jpg?h=1500&org_if_sml=1&func=bound)
2. Etablir le budget nécessaire pour l'emménagement
Comparer les entreprises de déménagement
Emménager dans de nouveaux locaux d’entreprise nécessite très souvent les services d’un professionnel, notamment pour se charger de la manutention. Afin de faire le bon choix, le mieux est de demander un devis auprès de plusieurs entreprises de déménagement. Vous pourrez ainsi comparer les offres et sélectionner la plus intéressante, à la fois d’un point de vue économique et qualitatif. Pensez également à vous renseigner sur la notoriété de l’entreprise et les précédents déménagements réalisés afin de vous assurer qu’elle soit bien en capacité de répondre à vos besoins.
Anticiper les travaux à effectuer dans les locaux
Comme vous le savez sûrement, il est primordial d’effectuer un audit de vos nouveaux locaux d’entreprise avant d’y emménager. Il est vivement conseillé de faire intervenir un prestataire avant la signature d’un bail pour éviter les mauvaises surprises. Grâce à cela, vous serez en mesure de déterminer les travaux nécessaires et donc le budget à y consacrer. Il peut s’agir dans un premier temps des travaux liés à l'énergie comme le raccordement au compteur gaz, aux réseaux comme le raccordement Internet, la mise en conformité électrique ou encore l’installation de certains équipements spécifiques. Selon leur état général, certains travaux de rénovation peuvent également être envisagés. Enfin, il faut bien sûr s’assurer que les locaux soient sécurisés et respectueux des règles en vigueur.
3. Ne pas oublier les démarches administratives
Le changement d’adresse de l’entreprise
Lors d’un emménagement dans de nouveaux locaux, l’ensemble des organismes liés à l’entreprise doivent être prévenus. Dans un premier temps, il y a les clients et les fournisseurs. Le mieux est de faire deux annonces : une première quelques mois avant la date d’emménagement, puis une seconde les jours précédant le changement d’adresse. Ensuite, il y a tous les organismes publics comme le service des impôts, la sécurité sociale ou encore la caisse de retraite. Notez que le changement d’adresse d’une entreprise entraîne une modification des statuts de la société ainsi que du Kbis. Une démarche particulière doit donc être effectuée à ce niveau.
La souscription des nouveaux contrats
Changer de locaux implique forcément la souscription de nouveaux contrats. Premièrement, il y a les contrats d’assurance qui devront sûrement être ajustés aux spécificités de vos nouveaux locaux. Vous devrez ensuite souscrire de nouveaux abonnements internet et téléphone, puis vous assurer que tout soit fonctionnel avant l’emménagement afin de ne pas impacter l’activité de votre entreprise. Il en va de même pour les contrats d’énergie qui doivent être souscrits environ 1 mois à l’avance. Cela permettra de laisser une marge pour l’ouverture du compteur électrique, une étape indispensable à l'alimentation des locaux en électricité.
Le coût de vos futurs bureaux est élevé ? Saviez-vous que vous pouvez économiser plus de 30% du loyer en sous-louant une partie ? Pour tout savoir sur la sous-location de bureaux, on vous a préparé un article complet sur le sujet.
📞Vous préférez parler à un humain ? Prenez rendez-vous directement avec un expert (gratuit)📞
👉 Retrouvez ici 7 conseils pour aménager vos bureaux ! 👈
Par Matthieu Lalou
Fondateur & CEO @Spliit
Dans la même catégorie
![Deux phoneboxes individuelles aux couleurs blanches et roses dans un open-space aux tons roses contenant chacune un siège et une table](https://cdn.spliit.fr/v7/_storagecms_/phoneboxes_pink_6b56d22324.jpeg?h=340&org_if_sml=1)
22/02/2021
Aménagement
Notre top 5 des meilleures Phonebox en 2021
Choisir la bonne cabine acoustique pour ses besoins peut être parfois difficile. Nous vous aidons à faire votre choix grâce à notre Top 5 des meilleurs phonebox.
Par Paul Grandchamp des Raux
Head of sales & Associé @Spliit
![La salle d'une cafétéria dans les tons bois. Des banquettes sont sur le long des murs et fenêtres avec des petites tables rondes ainsi que des chaises en bois et métal noir](https://cdn.spliit.fr/v7/_storagecms_/office_banner_5b4c72a635.jpeg?h=340&org_if_sml=1)
20/07/2021
Aménagement
Aménagement des bureaux et leur optimisation
Le travail est l'endroit où vous passez la plupart de votre temps, c'est pourquoi le bureau doit être décoré et meublé de manière à favoriser le bonheur et la productivité. Mais quel est le levier pour optimiser l'espace ?
Par François Bulteau
CTO & Associé @Spliit
![Inscription sur le mur d'un bureau](https://cdn.spliit.fr/v7/_storagecms_/johnson_wang_i_I4s_R_nkkbc_unsplash_dc4c995568.jpg?h=340&org_if_sml=1)
10/02/2022
Aménagement
Location de bureau : quel bureau pour attirer les talents à Paris ?
Outre le montant de leur rémunération et la qualité de leurs missions, les salariés prêtent aujourd’hui une attention toute particulière au confort des locaux. Vos futurs talents aussi...
Par undefined undefined
undefined @Spliit