Entreprise : guide d'emménagement dans de nouveaux locaux

Que ce soit pour bénéficier d’un plus grand espace, baisser le coût des charges ou encore améliorer le confort des salariés, de nombreuses raisons peuvent pousser à déménager dans de nouveaux locaux professionnels. Cela dit, cette démarche n’est pas de tout repos et nécessite de prendre en compte plusieurs aspects. Voici un petit guide pour vous accompagner dans votre emménagement.

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1. Bien planifier l’emménagement dans vos locaux

Communiquer avec les salariés de l’entreprise

En tant que gérant d’entreprise, la première chose à faire après avoir décidé un déménagement est de prévenir l’ensemble des employés concernés. Il est également important d’expliquer les raisons de ce changement ainsi que de fournir un maximum d'informations au sujet des nouveaux locaux. Une fois tout le monde prévenu, vous pourrez commencer à planifier les tâches et définir le rôle de chacun. Afin de faciliter l'organisation, plusieurs solutions sont possibles comme nommer un responsable au sein de votre équipe ou faire appel à une entreprise externe pour se charger des démarches liées au déménagement.

Prévoir les délais et la date d'emménagement

Selon la taille de votre entreprise, les délais à prévoir pour l’emménagement au sein de nouveaux locaux peuvent être plus ou moins longs. En effet, une petite entreprise de 10 employés pourra déménager bien plus rapidement qu’une société avec un gros effectif. La date d’emménagement doit donc être déterminée en conséquence. Par ailleurs, il faut également prendre en compte le délai de préavis à respecter pour le contrat de location de vos locaux actuels. Le préavis d’un bail commercial est généralement de 6 mois, mais il peut varier selon le contrat. Pour finir, il peut être intéressant d'emménager en fin d’année fiscale, en fin d’année civile et en période creuse pour optimiser les dépenses et ne pas trop perturber l’activité.

2. Etablir le budget nécessaire pour l'emménagement

Comparer les entreprises de déménagement

Emménager dans de nouveaux locaux d’entreprise nécessite très souvent les services d’un professionnel, notamment pour se charger de la manutention. Afin de faire le bon choix, le mieux est de demander un devis auprès de plusieurs entreprises de déménagement. Vous pourrez ainsi comparer les offres et sélectionner la plus intéressante, à la fois d’un point de vue économique et qualitatif. Pensez également à vous renseigner sur la notoriété de l’entreprise et les précédents déménagements réalisés afin de vous assurer qu’elle soit bien en capacité de répondre à vos besoins.

Anticiper les travaux à effectuer dans les locaux

Comme vous le savez sûrement, il est primordial d’effectuer un audit de vos nouveaux locaux d’entreprise avant d’y emménager. Il est vivement conseillé de faire intervenir un prestataire avant la signature d’un bail pour éviter les mauvaises surprises. Grâce à cela, vous serez en mesure de déterminer les travaux nécessaires et donc le budget à y consacrer. Il peut s’agir dans un premier temps des travaux liés à l'énergie comme le raccordement au compteur gaz, aux réseaux comme le raccordement Internet, la mise en conformité électrique ou encore l’installation de certains équipements spécifiques. Selon leur état général, certains travaux de rénovation peuvent également être envisagés. Enfin, il faut bien sûr s’assurer que les locaux soient sécurisés et respectueux des règles en vigueur.

3. Ne pas oublier les démarches administratives

Le changement d’adresse de l’entreprise

Lors d’un emménagement dans de nouveaux locaux, l’ensemble des organismes liés à l’entreprise doivent être prévenus. Dans un premier temps, il y a les clients et les fournisseurs. Le mieux est de faire deux annonces : une première quelques mois avant la date d’emménagement, puis une seconde les jours précédant le changement d’adresse. Ensuite, il y a tous les organismes publics comme le service des impôts, la sécurité sociale ou encore la caisse de retraite. Notez que le changement d’adresse d’une entreprise entraîne une modification des statuts de la société ainsi que du Kbis. Une démarche particulière doit donc être effectuée à ce niveau.

La souscription des nouveaux contrats

Changer de locaux implique forcément la souscription de nouveaux contrats. Premièrement, il y a les contrats d’assurance qui devront sûrement être ajustés aux spécificités de vos nouveaux locaux. Vous devrez ensuite souscrire de nouveaux abonnements internet et téléphone, puis vous assurer que tout soit fonctionnel avant l’emménagement afin de ne pas impacter l’activité de votre entreprise. Il en va de même pour les contrats d’énergie qui doivent être souscrits environ 1 mois à l’avance. Cela permettra de laisser une marge pour l’ouverture du compteur électrique, une étape indispensable à l'alimentation des locaux en électricité.

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