Coworking : quelles différences avec le bail classique (3/6/9) ?

Le coworking ne cesse de faire des adeptes en France, à Paris comme en région. À l’origine, il désigne une approche plus collaborative du travail. On se détache alors des codes hiérarchiques traditionnels pour poser les bases d’un rapport horizontal. Le bureau devient un lieu de réalisation où l’humain est placé au cœur du projet. Loin d’être un phénomène de mode, le coworking fait désormais partie intégrante de l’écosystème professionnel. Il séduit notamment les jeunes entreprises, en quête de flexibilité et de productivité. Mais si le coworking incarne l’innovation, le bail professionnel rassure certaines entreprises par sa stabilité. Vous hésitez encore entre un bail classique et un espace de coworking ? Voici quelques éléments de réponse pour affiner votre choix ! 👇

1. Coworking et bail commercial, deux contrats de nature différente 💬

Flexibilité du coworking

Le coworking se caractérise par une plus grande souplesse contractuelle que le bail professionnel classique. Il s’agit d’un contrat de prestation de services qui s’adapte aux besoins de l’entreprise. Cela permet d’accéder à des postes en open-space pour une durée variable : à l’heure, à la journée, à la semaine ou au mois. Certaines startups installent même leurs équipes de façon permanente dans des bureaux dédiés. Elles rationalisent ainsi les coûts en ne payant que l’espace de travail nécessaire.

Le loyer du coworking est en moyenne 15 % plus élevé qu’un loyer en bail classique. La flexibilité a donc un coût. Son prix intègre toutefois des services additionnels très appréciables permettant une installation clé en main : mise à disposition du mobilier, de la bureautique et des salles de réunion. Vous économiserez ainsi les frais liés à l’aménagement, mais aussi les charges locatives et le dépôt de garantie. Ce sont des économies non négligeables !

Maîtrise du coût mensuel avec un bail classique

Le coût mensuel d’un bail classique est un peu moins élevé qu'une location en coworking. Vous pouvez d’ailleurs en négocier le prix auprès du propriétaire avant l’entrée dans les lieux. Pour autant, il représente une charge fixe, quel que soit votre volume de travail. Impossible donc de moduler en cas de baisse d’activité. Mais aucun risque non plus de voir sa facture augmenter si le besoin s’accentue ! Le contrat de bail permet en outre de négocier des délais de paiement (mensuel, trimestriel, à terme échu) auprès de son bailleur pour donner du souffle à sa trésorerie. Attention toutefois aux mauvaises surprises : les dépenses d’entretien et de réparations courantes sont généralement supportées par le locataire.

La location classique n’exclut pas d’intégrer une part de flex-office. La généralisation du télétravail permet en effet de diminuer le nombre de postes fixes. Un même poste de travail peut ainsi être partagé par deux salariés. Certaines entreprises ont donc mis en place une nouvelle organisation pour rationaliser l’espace et les dépenses budgétaires. Cette formule permet de bénéficier de la sécurité du bail 3/6/9 et de jouer sur la mobilité des travailleurs pour louer de plus petites surfaces.

2. Le coworking, la solution plug and play pour les startups ✅

Avantages du plug and play

Le coworking est une location de bureaux prêts à l’emploi. Entièrement meublés et équipés, ils s’intègrent dans un ensemble tendance et chaleureux. La mise au travail est immédiate. L’espace de coworking met ainsi à disposition de ses adhérents des bureaux privatifs, des espaces de réunion, des salles détente, l’accès WIFI et tout le matériel nécessaire. Certains proposent même l’accès aux services d’une conciergerie ou une salle de sport !

Le coworking soulage l’entreprise de toute l’intendance généralement liée à la mise en place d’une activité. Aucun achat supplémentaire à prévoir, pas de contrat d’abonnement à négocier ! Avec le coworking, on s’installe facilement et on adapte sa surface de bureau en fonction de ses besoins. Ce contrat flexible est un vrai plus, surtout pour les entreprises émergentes, les freelances et autres indépendants.

Prestation adaptée aux startups

Le coworking intègre directement dans son loyer l’ensemble des charges liées à l’occupation des lieux. Il est calculé en fonction de la surface utilisée (nombre de postes et de travailleurs) et du temps de présence. Il fonctionne sur un partage des ressources et une mutualisation des charges.

Cela permet de limiter les charges fixes liées à l’occupation des lieux (électricité, gaz, eau, entretien, ordures ménagères, taxe foncière…) et les charges exceptionnelles éventuellement liées à la réparation de matériel. C’est un véritable atout pour les startups à leur lancement, mais également lorsqu’elles commencent à gagner en croissance (scale-up).

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3. Le Bail 3/6/9, la solution pour les entreprises qui cherchent à se structurer dans la durée ⏳

Stabilité à long terme du bail 3/6/9

Le bail commercial fonctionne par périodes de 3, 6 et 9 ans. C’est donc un contrat qui s’inscrit dans la durée. Il apporte une stabilité au locataire qui peut ainsi se projeter dans le développement de son activité. Ce statut le protège d’une rupture de contrat par le bailleur grâce à l’indemnité d’éviction qui lui est due.

La stabilité s’entend aussi de la manière de travailler, dans le calme et la confidentialité. Le coworking favorise l’échange et la créativité des travailleurs, mais il touche cependant ses limites lorsque les entreprises grandissent. Dans ce cas, réunir tous les collaborateurs d’une société dans un espace de bureau entièrement dédié permet de créer une véritable synergie. L’usage de bureaux en bail classique permet alors d’allier l’organisation au travail, la performance et la productivité dans la durée.

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Culture d’entreprise

Pour une entreprise, entrer dans des locaux de façon durable, c’est aussi une façon de s’approprier les lieux pour y établir sa propre culture d'entreprise. Si le coworking met à l’honneur la communauté et la convivialité, il n’est pas nécessairement le meilleur outil pour faire exister l’entreprise en tant qu’entité. D’une certaine façon, le bail commercial permet à l’entreprise de créer un lieu à son image. Elle peut ainsi transmettre son ADN et son identité dans des locaux choisis, aménagés et décorés selon ses besoins et ses objectifs de croissance.

Pour autant, les entreprises se nourrissent de la culture du desk-sharing. Les surfaces de bureau s’adaptent à la transformation humaine et organisationnelle posée par le succès de télétravail. Cela permet d’alléger le poids du locatif et de générer des économies.

Possibilité de sous-location

Grâce à la sous-location, le bail classique se révèle être un formidable levier d’optimisation budgétaire. Face au boom du télétravail, les entreprises s’adaptent ! Le travail en distanciel permet en effet aux entreprises de libérer de l'espace, qu’elles optimisent en le proposant à la sous-location. Cela permet d’apporter une solution alternative au manque de flexibilité des baux 3-6-9 si redoutés. D’un côté, l’entreprise mutualise les coûts de fonctionnement et génère de nouveaux revenus. De l’autre, elle garantit à ses locataires l’accès à un espace de travail, pour un coût raisonnable et dans des conditions presque aussi souples que le coworking. La colocation professionnelle s’avère ainsi judicieuse, car elle permet aux entreprises d’accéder à des espaces plus grands que si elles étaient seules.

Il n'est pas rare de voir des start-up en forte croissance louer 2 étages de bureaux, n'en occuper qu'un seul et sous-louer l'autre à une entreprise. Cela lui permet de se créer une “réserve foncière” à utiliser quand ils en auront besoin et ainsi d'éviter le déménagement.

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