Comment survivre et kiffer un déménagement de bureaux quand on est office manager ?

Votre équipe s’agrandit ? Il est grand temps de changer de locaux. Mais l’organisation d’un déménagement de bureau est un vrai casse-tête pour l’office manager ! Entre le tri des dossiers, la gestion du nouveau chantier et l’acclimatation des équipes, comptez sur un bon coup de stress à la clé. Pourtant, c’est aussi l’occasion d’un renouveau très appréciable dans l’entreprise. Et il suffit finalement de quelques points d’attention à respecter pour enfin désacraliser le déménagement !

Un travail de recherche de nouveaux bureaux

Le déménagement n’est pas une mince affaire. Mais il devient indispensable lorsque vous ne pouvez plus pousser les murs pour installer vos nouveaux collaborateurs et stocker vos marchandises, ou bien lorsque le loyer devient trop cher. 

Pour faciliter sa recherche, l’office manager a intérêt à rédiger un brief et un cahier des charges très précis afin de permettre une communication fluide entre les différentes parties prenantes : la direction, les salariés et les prestataires de déménagement et de travaux éventuels. 
 

Pour trouver le bon bureau, il faut créer une relation de confiance avec votre partenaire immobilier et ficeler tous les termes du contrat. Une vigilance particulière sera portée à l’examen de la structure du bâtiment, des parties communes et des performances énergétiques des locaux. Enfin, il convient de faire évaluer les frais à venir en matière d’isolation, de mobilier ou de conformité électrique. Pour toutes ces raisons, il est recommandé de faire appel à un expert de l’immobilier de bureaux qui saura anticiper vos besoins en fonction de vos capacités de développement et sélectionner les biens les plus appropriés selon la surface nécessaire à votre entreprise.
 

⚠️ Attention à choisir la bonne taille de bureaux ! Il serait dommage de se rendre compte a posteriori que les nouveaux bureaux sont encore trop justes. Or, la surface varie selon le type d’aménagement choisi par le manager : open space, flex office, bureaux privatifs…

Le temps : le meilleur allié de l’office manager

La clé de votre déménagement ? L’anticipation ! Pour cela, on conseille aux managers d’élaborer un rétroplanning et une checklist qui rendront leurs actions plus efficaces et permettront de visualiser les taches restantes en un coup d’œil.

En matière de planning, le premier point de vigilance est celui de la dénonciation du bail. Pensez à vérifier la durée de votre préavis en fonction de votre contrat : bail professionnel, bail commercial, location dans un espace de coworking… En pratique, ce préavis est souvent de 6 mois. Il faut donc anticiper ce délai pour planifier votre déménagement.
 

Ensuite, tout est affaire d’organisation pour que tout soit prêt avant l’arrivée de vos collaborateurs. Pas simple en effet de se mettre au travail quand un ouvrier termine de poncer le parquet ou quand il manque une imprimante. Il est donc important de penser à :

• La disposition du plan électrique en fonction de la répartition des espaces ;
• L’attribution des postes de travail selon les besoins de vos équipes ;
• Le choix des meubles, de la décoration et autres éléments d’équipement. 
   

Là encore, le choix des prestataires est déterminant. Faites marcher le bouche-à-oreille et les recommandations avant de contacter les différents corps de métier : électricien, peintre, menuisier, agenceur d’espace ou déménageur. Comme tout projet de changement, la gestion d’un déménagement comporte des aléas, mais ils ne doivent pas être un frein pour les entreprises. Lancez-vous sans crainte. Vous avez tout à gagner du moment que vous êtes un office manager organisé !

L’implication des équipes dans l’aménagement des bureaux

Et si vous transformiez la charge d’un déménagement en une opportunité de renouveau pour votre entreprise ? L’implication des équipes dans l’aménagement de nouveaux bureaux est en effet un facteur de productivité, notamment parce qu’elle favorise les échanges entre équipes, la créativité et le bien-être des individus.  

Lancez une boite à idée, un sondage ou des ateliers de réflexion dans le cadre d’un team bulding dédié à l’aménagement de bureau. La recherche d’une collaboration grâce aux suggestions des employés est loin d’être superflue ! Cela permet d’éviter les frustrations et l’incompréhension qui peuvent démotiver les salariés, voire générer des conflits ultérieurs.

Prenez les informations à la source en interrogeant vos collaborateurs. Sont-ils favorables à la diffusion de musique pour améliorer leur bien-être au travail ? Sont-ils sensibles à la végétalisation des espaces ? Souhaitent-ils plus de services en entreprise, comme la mise à disposition d’une salle de sport, d’un espace de repos ou d’une cantine connectée pour gagner du temps à la pause-déjeuner ? Autant d’éléments de réponse qui permettront au responsable de faire les bons choix pour vos bureaux.

Les déménageurs : ce qu’un office manager doit savoir !

Un déménagement d’entreprise réussi est un déménagement pensé et réalisé par des professionnels du métier. Le déménageur est sélectionné pour faciliter la mission de l'office manager, sur la base de ses recommandations et d'un devis complet du prestataire. Le déménageur doit se déplacer dans vos nouveaux espaces pour réaliser un devis sur mesure et adapté.
 

C’est l’occasion de faire un point sur :

• Le mobilier qu’on garde et celui dont on se sépare ;
• Le volume de dossiers à transporter ;
• La question d’un archivage externalisé ;
• La gestion du stock ;
• Le transport du matériel fragile ;
• La répartition des cartons à la nouvelle adresse.

🚛 Le déménagement est un projet d’envergure, qui peut s’étaler sur quelques semaines pour une petite entreprise, comme sur plusieurs mois lorsqu’elle compte de nombreux salariés. Attention à ne pas confondre l’implication des équipes et l’entière gestion du déménagement. Chacun son métier ! Pour éviter tous les pièges inhérents au changement de bureau, confiez cette mission à un professionnel.

Une communication transparente de l’entreprise

Un collaborateur impliqué est un collaborateur plus performant au travail ! Informez vos équipes suffisamment tôt pour qu’elles aient le temps de se familiariser au changement. Les employés pourront ainsi appréhender les impacts éventuels sur la vie privée, surtout lorsque le déménagement implique un éloignement géographique : trajet modifié, changement de salle de sport, réaménagement des horaires de garderie pour les enfants, etc. 

Nos conseils pour une communication transparente avant de déménager :

• Utiliser les bons outils pour communiquer et bien doser l’information ;
• Identifier les personnes responsables de cette mission ;
• Organiser une réunion ou un pot d’information pour présenter le projet de déménagement ;
• Pour une meilleure visualisation, penser à une vidéo de présentation ou un panneau d’affichage avec les plans des bureaux à venir et des moodboards de décoration ;
• Proposer une visite de chantier quand cela est possible (proximité, petit effectif…)
   

Créer une lettre d’information spécifique au changement de bureau, contenant notamment des photos de l’avancement du chantier.

La célébration de votre arrivée dans les nouveaux bureaux

Quoi de mieux que d’entamer sa nouvelle vie de bureau par une célébration avec vos équipes ! C’est aussi l’occasion d’inviter vos partenaires, fournisseurs et clients à découvrir votre nouvelle adresse. Une formidable opération de communication qui permet à l’office manager d’affirmer l’identité de la marque employeur. 

Une décoration élégante ou originale créera l’envie d’appartenance chez de futurs talents. Mettez également en avant vos points forts et vos éléments différenciants sur le plan de l’organisation au travail (flex office, salle de réunion équipée, connectivité) ou bien de l’engagement écologique comme une auto-consommation d’énergie par exemple.

Pour une fête parfaite, n’oubliez pas de soigner les détails : invitation, choix du traiteur, animation musicale. Et pourquoi ne pas marquer les esprits en proposant un photobooth ou en organisant le vernissage d’un artiste lors de votre événement ?

Vous êtes office manager et votre entreprise doit changer de locaux prochainement ? Contactez Spliit pour une gestion complète de votre projet de déménagement !