Productivité : nos 7 conseils ultimes pour faire plus avec moins de temps

Comment accomplir plus de travail en moins de temps ? Ressource ô combien précieuse pour les entrepreneurs, le temps est une quête incessante. S’il est impossible d’ajouter des heures aux journées, on peut revanche s’organiser pour optimiser son temps et améliorer sa productivité. Mais le gain de temps est un défi de taille quand on considère l’ensemble des distractions et des interruptions auxquelles les travailleurs sont confrontés en permanence.

Notifications incessantes sur les applications mobiles, pluie d’e-mails sur l’ordinateur, questionnements permanents de la part des collaborateurs… les obstacles sont nombreux pour arriver à se concentrer ! Cela joue inévitablement sur la sérénité et l’efficacité au travail. On ajoute à cela une activité variable qui peut vite faire basculer une situation en stress à haute tension.

Inutile de se leurrer, il ne suffit pas de réajuster ponctuellement son planning pour améliorer son organisation au travail. Cela passe par la mise en œuvre de mesures qui permettent de structurer le temps, de prioriser les projets et de répartir équitablement la charge de travail entre les membres d’une équipe. Cela permet non seulement d’accroître sa production horaire, mais également de fournir un niveau de compétence optimal. Voici 7 conseils pour gagner en productivité au travail !

1. Planifier vos missions

Dans un environnement saturé d’informations et de sollicitations diverses, organiser son temps semble primordial pour mener à bien son projet professionnel. Certaines méthodes permettent d’ailleurs de planifier vos missions afin d’optimiser la gestion de chaque dossier. La tendance est notamment à la méthode GTD. Littéralement, Getting Things Done désigne le fait de s’organiser pour que le travail soit fait, sous-entendu dans le délai imparti. Il s’agit tout simplement d’adopter une gestion des tâches pour définir les objectifs à atteindre et gagner en productivité. Attention toutefois à réserver quelques créneaux spécifiques sur votre planning pour gérer les opérations urgentes et imprévues.

C’est en priorisant leurs missions que les collaborateurs parviennent à reprendre le contrôle sur leur masse de travail. Ils peuvent ainsi limiter les sollicitations qui les perturbent dans la journée et réduire leur état de stress. En libérant l’esprit, on parvient en effet à un meilleur état de concentration. Véritable outil pratique, le GTD permet de mettre de l’ordre dans son travail, mais également dans sa vie personnelle.

Autre technique ayant démontré son efficacité, le Pomodoro a été développé par Francesco Cirillo à la fin des années 1980. Cette méthode repose sur un découpage du temps en courtes sessions de 25 minutes de travail, consacrées à une seule et unique tâche. L’objectif est donc de travailler à intervalles courts et réguliers, plutôt que de plancher sur un dossier durant trois heures d’affilée. Le dispositif propose de réserver une pause de 5 minutes entre chaque session et une pause plus importante toutes les 2 heures.

Attention toutefois car ces méthodes requièrent une grande discipline et une organisation parfois difficile à tenir sur la durée. Il convient d’être réaliste dans son modèle de planification afin d’en faire un outil productif et non un facteur de stress. Rien de tel que de se faire aider par la technologie ! Utilisez par exemple une application spécifique pour programmer votre agenda ou automatiser les tâches chronophages comme la saisie de comptabilité. Vous pouvez aussi vous aider des outils intégrés aux smartphones qui permettent de contrôler le temps passé.

2. Découper les gros projets en petites tâches

La planification n’est efficace que si elle repose sur un découpage des projets en petites missions et en tranches horaires correspondantes. La clé de la réussite repose en effet sur un travail organisé en étapes successives. Comme l’ascension d’une paroi rocheuse, une prise après l’autre, les contours du projet se dessinent. Cela évite d’être noyé dès le départ par un dossier trop important, au point de ne plus savoir par où commencer. Il ne vous reste plus qu’à devenir un professionnel de la to-do-list !

Une première estimation du projet permet de le diviser en 4 ou 5 grandes étapes, qui seront elles-mêmes subdivisées et organisées dans le temps. Utilisez par exemple une feuille de route afin de lister et des hiérarchiser les objectifs spécifiques. C’est la formule idéale pour organiser son travail à long terme, mais aussi pour ménager sa mémoire. C’est aussi un moyen très efficace pour se responsabiliser devant la tâche à accomplir et s’engager à la réaliser dans un certain délai. L’effort est ainsi déployé au fur et à mesure, ce qui permet d’être plus efficace et concentré sur l’objectif à atteindre.

Ce découpage de projet est aussi le plus sûr moyen d’avoir un feedback régulier et de s’assurer qu’on est sur la bonne voie. C’est capital, lorsque le projet s’inscrit sur une longue période. En fractionnant les missions en petites tâches, le manager peut faire un rapport régulier et motiver l’ensemble des équipes en constatant l’avancée du travail. Cela permet aussi, le cas échéant, de rectifier la stratégie pour parvenir aux objectifs de vos clients.

Si la structure de découpage permet de rendre votre projet plus digeste, elle permet aussi d’avoir une vue d’ensemble sur le budget nécessaire à sa réalisation. Ces données peuvent ainsi être collectées sur un tableau d’ensemble, à l’aide de graphiques mettant en évidence les ressources déployées et les coûts occasionnés. C’est un moyen concret de discuter de l’avancement d’un dossier. Si les statistiques révèlent une augmentation trop brutale des heures travaillées sur une mission, cela permet de réajuster les dépenses par la suite pour arriver à l’équilibre en fin de projet.

3. Optimiser sa concentration avec le Deep Work

De notifications en sonneries, nous sommes constamment sollicités et perdons finalement un temps précieux dans notre efficacité au travail. Dans la sphère professionnelle, comme dans la sphère privée, la spirale infernale des réseaux sociaux et l’accès à des contenus toujours plus nombreux finissent par ronger peu à peu notre capacité de concentration. La tendance au flex-office et aux espaces multiples dans l’entreprise contribue par ailleurs à mettre notre attention à rude épreuve. Attelé à des micro-tâches de surface, il est plus tentant de paraître productif que de l’être réellement. Ce monde du travail hyperconnecté altère notre capacité de travail intense. Si l’interaction favorise la créativité, trop de sollicitation nuit au travail de fond et à la réflexion.

Pour lutter contre cet état de surstimulation, le Deep Work propose de mettre en place des mesures concrètes favorisant une concentration optimale. C’est une des clés essentielles de notre économie, car cela permet la réalisation de projets à forte valeur ajoutée qui impactent positivement les résultats de l’entreprise. L’état de travail profond est d’ailleurs bénéfique aussi bien du point de vue de la productivité que de celui du bien-être des travailleurs. La satisfaction tirée d’un travail qualitatif rend heureux !

Dans son approche la plus extrême, la philosophie monastique consiste à se couper de toute distraction pendant de longues périodes d’activité. Le travail profond implique en effet une concentration intense selon des cycles définis, même s’ils sont courts. Le Deep Work permet ainsi de développer une capacité instantanée à s’immerger dans un état d’attention et de production optimale, puis d’en sortir aussi rapidement une fois la tâche terminée. Pour créer environnement propice au travail, on peut par exemple utiliser un casque anti-bruit ou réserver une phone-box pour bénéficier d’une isolation acoustique.

Plus qu’une aptitude, le Deep Work est une compétence à acquérir. Son succès repose sur un entraînement régulier avant de parvenir à une maîtrise complète du processus. Cela implique beaucoup de patience et d’organisation pour faire le tri entre les tâches essentielles et celles qui le sont moins. Mais c’est la méthode idéale pour gagner en productivité et venir efficacement à bout de grands projets.

4. Savoir déléguer

Penser que ça ira plus vite en le faisant vous-même est une erreur. Il est important d’apprendre à déléguer et de prendre la peine de former chacun des employés à l’ensemble des tâches qui lui incombe. Cela prend évidemment un peu de temps de prime abord. Il faut replacer le dossier dans un contexte général, donner un objectif clair et précis, mettre à disposition les ressources nécessaires… Mais le retour sur l’investissement récompense largement le temps passé.

Une bonne distribution des tâches doit tenir compte des compétences de chacun. N’hésitez pas à transférer certaines missions aux nouvelles recrues ou aux stagiaires. Chacun a un rôle à jouer dans l’entreprise ! Déléguer, c’est avant tout témoigner sa confiance auprès de ses collaborateurs. C’est un critère essentiel pour la motivation de vos équipes et des jeunes talents. C’est aussi une forme de respect et de responsabilisation qui favorise l’implication des salariés dans l’entreprise.

Inutile en effet de dépenser du temps et de l’argent à recruter les perles rares pour votre entreprise, si vous repassez en permanence derrière eux. Si vous êtes sélectifs dans l’embauche de nouveaux salariés, c’est justement pour pouvoir leur déléguer certaines tâches et gagner en productivité. C’est l’occasion pour eux de prendre des initiatives et de donner plus de sens à leur mission.

Attention toutefois à faire des points réguliers avec vos employés. Ils ne doivent jamais se sentir seuls à bord du navire et noyés devant les difficultés. Prendre le temps de s’assurer du bon avancement des travaux ou de répondre aux questions éventuelles, c’est finalement autant de temps gagné vers un achèvement de la mission. À terme, cela vous permet de maîtriser votre temps en vous focalisant sur votre cœur de métier et sans vous perdre dans les tracasseries du quotidien.

5. Apprendre à dire non

Au travail comme dans la vie personnelle, il faut parfois savoir dire non ! Trop de réunions, trop de déjeuners et de sollicitations diverses, trop d’échéances… Ce n’est pas nécessairement en étant multitâches qu’on gagne en productivité. Mieux vaut apprendre à refuser ou à remettre une mission à plus tard, plutôt que d’être noyé sous le travail et perdre en efficacité. La surcharge de travail peut en effet générer du stress et d’importants symptômes physiques. Il en résulte une fatigue qui nuit à la qualité de travail et provoque parfois des erreurs et de graves négligences.

Mais certaines personnes ont beaucoup de mal à décliner une proposition. Elles angoissent à l’idée de blesser un collaborateur, d’entrer dans une situation de conflit, voire de manquer une opportunité de carrière. Il est pourtant impossible de se démultiplier, d’autant que les sollicitations sont plus nombreuses à mesure de l’évolution dans l’entreprise. Il est donc essentiel de pouvoir dire non lorsque c’est nécessaire à son équilibre.

Refuser de participer à une réunion, c’est aussi une forme de respect lorsqu’on sait qu’on n’est pas suffisamment disponible pour en faire un échange intéressant. Mais pour pouvoir dire non, il est important d’avoir une vision claire de ses objectifs. Listez ce qui est urgent et ce qui peut attendre, afin de vous concentrer sur le travail immédiat. Ce travail de planification, mené en amont, permet de prioriser les missions et parfois de décider de se soustraire aux rendez-vous inutiles.

Savoir dire non, c’est aussi parvenir à se détacher de son smartphone. Les notifications en tout genre sont l’ennemi majeur de la productivité ! Vous pouvez pour cela désactiver certaines applications en journée ou, a minima, mettre votre téléphone portable en silencieux. Essayez également de réserver la consulter de vos emails à des moments dédiés dans la journée afin de ne pas vous laisser perturber à longueur de temps.

6. Prendre des pauses

Plus vous être reposé, plus vous être productif. Aussi paradoxal que cela puisse paraître, il est donc nécessaire de prendre des pauses pour pouvoir fournir un travail optimal. Votre corps et votre cerveau ont besoin de repos pour donner 100 % de leur capacité. Il faut être à leur écoute afin de limiter l’épuisement et le stress. Souvent pointée du doigt en entreprise et taxée de perte de temps, la pause a pourtant des vertus essentielles lorsqu’elle est bien structurée. Elle permet de faire retomber la pression et de prendre du recul par rapport à certaines situations, afin de trouver la solution adéquate à un problème.

La pause peut prendre la forme d’une micro-sieste ou d’une séance de méditation. Elle peut aussi être dynamique en pratiquant un sport dans l’entreprise ou tout simplement en privilégiant un temps d’échanges avec les autres employés. La méthode Pomodoro met notamment à l’honneur le principe de la pause active. Selon ce concept, plusieurs pauses de 5 minutes, régulièrement réparties dans la journée, sont largement plus efficaces qu’une longue coupure.

La pause la plus simple consiste à se lever de son poste de travail pour se dégourdir les jambes et aller chercher une boisson. Cela permet de clore une première mission et de recharger ses batteries avant de se lancer dans la suivante. La bonne pause intervient toutes les 30 à 90 minutes. À vous de juger selon le travail en cours. Mais si vous sentez que votre esprit s’évade, mieux vaut vous accorder une coupure.

Pour se motiver, pourquoi ne pas enregistrer ses périodes de travail effectif et ses temps de pause ? Cela permet de savoir combien de temps prend chaque tâche réalisée et quels sont les moments où on est le plus efficace. Qu’il s’agisse d’une tâche intellectuelle, physique ou créative, nul ne peut travailler intensément pendant 7 heures d’affilée. La pause a un vrai pouvoir de renouvellement de tonus et de motivation au travail.

7. Privilégier une bonne hygiène de vie

Bien manger et bien dormir sont des paramètres essentiels au bien-être. On dit aussi que l’avenir appartient à ceux qui se lèvent tôt ! N’est-ce pas l’argument imparable pour soigner votre sommeil et se mettre au travail de bonne heure ? Les pensées sont claires et la capacité de concentration est optimale. Les sollicitations diverses sont par ailleurs bien moins importantes en début de journée.

Pour un esprit sain dans un corps sain, il est indispensable de manger sainement en prenant trois repas équilibrés chaque jour et de s’hydrater régulièrement. Il faut ainsi veiller à limiter les mauvaises habitudes alimentaires. La consommation de produits toxiques pour le corps (malbouffe, alcool, excès de caféine…) a en effet une répercussion immédiate sur les performances professionnelles.

La pratique d’une activité sportive est également recommandée pour entretenir son corps et évacuer les tensions, notamment celles liées au travail. La méditation et le yoga permettent aussi de prendre du recul et de libérer votre esprit. Le sport agit d’ailleurs précisément sur la qualité de votre sommeil et de votre santé. Le corps a besoin de repos pour se ressourcer et le sommeil est essentiel pour permettre au cerveau de traiter toutes les informations de la journée.

Une bonne hygiène de vie agit donc à la fois au niveau physique et mental. Cet état de bien-être améliore très nettement votre productivité en agissant positivement sur votre système immunitaire, votre créativité, votre mémoire, votre capacité à gérer les situations inattendues et le stress.

Plus de temps à perdre pour repenser votre organisation au travail. Gagnez en efficacité et en qualité de vie en boostant votre productivité ! Et pour une harmonie totale, pensez aussi à soigner l’aménagement de vos bureaux.